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11. Teil Einwandbehandlung

183:827412907 (Claudia Schaumburg) — Fri, 19 Feb 2021 09:41:16 GMT

11. Teil Einwandbehandlung

Wenn es anders kommt als geplant. Die Einwandbehandlung:

Stellen Sie sich vor, Sie wollen sich einen Laptop für zu Hause kaufen. Den Laptop möchten Sie für die Beantwortung Ihrer E-Mails nutzen, sowie ein Office-Paket, damit Sie in Excel Ihr Haushaltsbuch führen können. Sie gehen zu einem Anbieter Ihres Vertrauens. Als Sie einen Berater dort gefunden haben, der nicht zur Waschmaschinen-Abteilung gehört, erzählen Sie ihm, dass Sie sich einen neuen Laptop zulegen wollen. Der Berater schaut Sie an und stellt Sie kurzerhand vor einer der teuersten Geräte. Sie zucken unwillkürlich zusammen und gestehen ihm, dass dies etwas außerhalb Ihrer Preisvorstellung liegt. Was erwarten Sie jetzt vom Berater für eine Reaktion?

Die Menschen in meinen Trainings geben häufig folgende Antworten: Er soll eine Lösung anbieten. Er soll fragen, was ich mir preislich vorgestellt habe. Und er soll nicht einfach sagen: Ja, aber der Laptop ist es wert, weil….

Die Technik der professionellen Distanz berücksichtigt genau diese Wünsche, die wir bei einem Einwand an den Verkäufer haben.

Durch das richtige Hinterfragen bekommen wir ebenso raus, ob es sich um einen Vor- oder einen Einwand handelt. Der Vorwand ist vor-geschoben, der Einwand ist echt.

Stellen Sie sich vor, ich frage Sie, ob wir heute Abend gemeinsam ins Kino gehen. Sie antworten mir: „Keine Zeit.“ Einwand- oder Vorwand?

Das wissen nur Sie! Anhand des Satzes bekommen wir nicht heraus, ob es sich um einen Vor- oder Einwand handelt. Es könnte sein, dass Sie zwar Lust auf einen gemeinsamen Kinoabend hätten, aber heute Abend tatsächlich nicht können. Und es könnte sein, dass Sie keine Lust haben, und mich einfach höflich abwimmeln wollen.

Aber wie bekommen Sie das raus, ob es sich um einen Vor- oder Einwand bei Ihrem Gegenüber handelt? Mit dem richtigen Hinterfragen. Nehmen wir mal das Beispiel mit dem Kino:

Ich. „Magst Du mit mir heute Abend ins Kino gehen?“

Sie: „Keine Zeit“

Ich: „Ja, das ist auch in der Tat ein wenig kurzfristig (ernst nehmen). Wann passt es Dir denn besser? (hinterfragen)

Was sagen Sie, wenn Sie tatsächlich heute nicht können? Wahrscheinlich werden Sie einen anderen Tag vorschlagen.

Was sagen Sie, wenn es ein Vorwand war und Sie einfach keine Lust haben? Sowas wie: „Ah, Du das ist momentan echt schlecht. Die Kinder sind momentan abends so aufgekratzt, da kann ich momentan gar nichts planen. Sorry, das können wir ja dann mal später machen, oder so.“ Kommt Ihnen das oder ähnliche Aussagen bekannt vor?

Aber wie geht man jetzt damit um. Hier einmal ein Beispiel für einen echten Einwand:

Sie: „Keine Zeit.“

Ich: „Ja, das ist auch in der Tat ein wenig kurzfristig (ernst nehmen). Wann passt es Dir denn besser? (hinterfragen)

Sie: „Heute nicht, aber morgen ginge.“

Ich: „Gut dann schlage ich vor, wir treffen uns morgen um 20 Uhr am Kino in ……“ (Lösung anbieten)

Schon ist man durch. Souverän kurz und knackig.

Machen wir das gleiche mal mit einem Vorwand:

Sie: „Keine Zeit.“

Ich: „Ja, das ist auch in der Tat ein wenig kurzfristig (ernst nehmen). Wann passt es Dir denn besser? (hinterfragen)

Sie: „„Ah, Du das ist momentan echt schlecht. Die Kinder sind momentan abends so aufgekratzt, da kann ich momentan gar nichts planen. Sorry, das können wir ja dann mal später machen, oder so.“

Es besteht der Verdacht, dass es sich um einen Vorwand handelt. Daher wechseln wir jetzt die Ebene. Wir sprechen über eine Vermutung und hinterfragen sie.

Ich: „Ich habe das Gefühl, es wäre Dir nicht ganz recht, wenn wir ins Kino gingen. Liegt es am Kino, oder möchtest du ungerne den Business-Kontakt auf die private Ebene ziehen?“

Wichtig, die Frage muss so gestellt werden, dass der andere bei der Beantwortung nicht sein Gesicht verliert. Die Frage: „Oder magst du mich nicht.“ Ist demnach nicht zu empfehlen.

Hier sprechen wir über unsere Vermutungen, Befürchtungen etc... Diese können vom Gegenüber nicht verneint werden. Wenn Sie zu Ihrem Partner, zum Beispiel sagen, dass Sie das Gefühl haben, dass er schlecht gelaunt sei. Kann er schlecht antworten: Nein, das Gefühl hast du nicht.

Weitere Einwände:

Jetzt noch eine gute Nachricht. Es gibt gar nicht so viele verschiedene Einwände. Die meisten wiederholen sich.

Die Einwände können wir in 3 grobe Kategorien unterteilen:

Zeit
Preis
Bedarf

Sehen Sie es wie ein Comedian. Sie wirken schlagfertig und spontan, und nur Sie wissen, dass sie sich einfach nur gut vorbereitet haben. Je besser Sie sich auf Einwände vorbereiten, desto souveräner und kompetenter wirken Sie.

Gehen wir die Einwände einmal mit der Technik durch: (Achtung, dies sind Beispiele und entbinden nicht vom eigenen Nachdenken, und Entwickeln von Einwandbehandlungsfragen ��)

Kunde: „Passt gerade nicht.“

Sie: „Kann ich verstehen, Sie sind sicher sehr beschäftigt. (ernst nehmen) Wann passt es Ihnen besser?“ (Hinterfragen)

Kunde: „Heute Abend ab 17:00 Uhr.“

Sie: „Dann schlage ich vor, ich rufe Sie heute Abend um 17:00 Uhr an. Passt?“ (Lösung anbieten)

Kunde: „Noch keine Entscheidung getroffen.“

Sie: „Das sollte man auch nicht übers Knie brechen. (ernst nehmen) Bis wann haben Sie denn wahrscheinlich eine Entscheidung getroffen?“ (hinterfragen)

Kunde: „In zwei Wochen.“

Sie: „Dann schlage ich vor, wir telefonieren in zwei Wochen wieder. Wann passt es Ihnen am ehesten, vormittags oder nachmittags?“ (Lösung anbieten)

Kleiner Trick: der Zusatz „am ehesten“ führt dazu, dass die Kunden direkt antworten können. Wenn ich frage: wann passt es Ihnen nächste Woche, vormittags, oder nachmittags, kann es passieren, dass der Kunde erstmal seine Termine checken möchte. Und sich ggf. später dazu meldet. Mit dem Zusatz „am ehesten“ verringern Sie das Risiko.

Kunde: „Lieferzeit passt nicht.“

Sie: „Dann sollten wir sehen, dass wir die Lieferzeit passend hinbekommen. (ernst nehmen) Bis wann benötigen Sie denn (Produktnennung.)?“ (Kundenantwort abwarten.) ggf. können Sie auch noch fragen: „Wie viele (Produktnennungen) benötigen Sie innerhalb (Zeitraum nennen) und wie viele reichen Ihnen auch später?“ (Teillieferung anbieten, falls möglich.)

Kunde: „Ich benötige die Hälfte schon in drei Wochen.“

Sie: „Dann schlage ich vor, ich spreche eben mit der Produktion und dem Versandt und melde mich in einer Stunde wieder bei Ihnen. Passt das?“

Sehen Sie die Gemeinsamkeiten in der Kategorie Zeit. Es geht beim Hinterfragen immer um die Frage: wann, bis wann, ab wann... Legen Sie sich gerne dazu ein paar Fragen zurecht, und Sie sind gut gerüstet für die Einwände rund um die Zeit.

Einwände aus der Kategorie: Preis

Kunde: „Zu teuer.“

Sie: „Das verstehe ich, dass es auf dem ersten Blick so wirkt. (ernst nehmen) Was ist Ihnen denn besonders wichtig?“ oder „Was genau von den Unterpunkten erscheint Ihnen teuer?“ (hinterfragen)

Kunde: „Die Anzahl der Techniker Stunden scheint mir sehr hoch zu sein.“ (ACHTUNG FALLE! Bitte geben Sie jetzt nicht dem Gefühl der Rechtfertigung nach! Ein „Ja, aber wir haben übliche Techniker-Preise, und meist sind sie auch schneller fertig.“ Will der Kunde nicht hören. Daher lieber so:

Sie: „Dann schlage ich vor, wir schauen mal drüber, wo Sie Techniker-Stunden benötigen, und wo nicht. Ok?“

Kunde: „Passt nicht ins Budget.“

Sie: „Das kenn ich. (ernst nehmen) Wie hoch ist denn das Budget?“ oder „Was muss denn heute ins Budget rein, und was kann auf später verschoben werden?“ (hinterfragen)

Kunde: „Das Budget gibt nicht mehr als …EUR her.“ (ACHTUNG FALLE! Bitte widerstehen Sie dem Impuls direkt mit dem Preis runterzugehen. Stellen Sie sich vor, wenn Sie ein Auto kaufen, und der Verkäufer als erstes den Preis senkt, was denken Sie dann über den ersten Preis?)

Sie: „Dann schlage ich vor, wir gehen einmal gemeinsam das Angebot durch und besprechen, was Sie jetzt benötigen, und was ggf. mit einem späteren Budget erledigt werden kann.“

Kunde: „Wir haben einen günstigeren Anbieter.“

Sie: „Danke für Ihre Offenheit.“ (ernst nehmen) „Haben Sie das Angebot bereits vorliegen?“ (hinterfragen) Hier liegt eine geschlossene Frage vor, weil Sie eine ja, oder nein Antwort haben wollen.

Kunde: „Ja.“

Sie: „Dann schlage ich vor, wir schauen einmal gemeinsam drüber, wo ggf. Unterschiede sind. Und dann können Sie entspannt entscheiden.“

Kunde: „Wir benötigen mehr/weniger/ was anderes.“

Sie: „Danke für die Information.“ (ernst nehmen) „Wieviel genau benötigen Sie?“

Kunde: „100 Stück.“

Sie: „Dann ändere ich das im Angebot ab und sende es Ihnen aktualisiert zu.“

Machen wir das gleiche mit dieser Kategorie.

Einwände aus dem Bereich: Bedarf

Wenn Sie Einwände aus dem Bereich Bedarf hören, wie „Brauchen das momentan noch nicht.“ „Dafür haben wir keinen Bedarf.“ „Wir haben schon genügend Lieferanten, wir brauchen keinen weiteren.“ Dann benötigen Sie keine Einwandbehandlung. Dann benötigen Sie ein Verkaufstraining, denn dann haben Sie in der Analyse gepatzt. So ist das Leben. Aber zur Übung und damit Sie nicht einfach auflegen müssen, hier noch ein paar Ansätze:

Kunde: “Brauchen das momentan noch nicht.“

Sie: „Danke für die Information.“ (ernst nehmen) „Wann brauchen Sie es denn?“

Kunde: „Nicht vor nächstem Jahr.“

Sie: „Wann macht das dann in Ihren Augen Sinn, dass wir dazu dann telefonieren?“ (hinterfragen 2)

Kunde: „Anfang Dezember macht Sinn.“

Sie: „Dann schlage ich vor, ich rufe Sie Anfang Dezember wieder an. Eher Vormittags- oder eher nachmittags?“

Kunde: „Dafür haben wir keinen Bedarf.“ (typischer Analysefehler, soweit sollte es nie kommen, dass der Kunde sowas sagt. Wenn der Kunde sowas sagt, haben Sie ein Angebot gemacht, ohne eine saubere Bedarfsanalyse.)

Sie: „Danke für Ihre Offenheit.“ (ernst nehmen.) „Wenn es eine Sache rund um (Produktbereich nennen) gibt, die Sie verbessern könnten, was wäre das dann?“

Kunde: „Es wäre gut, wenn die Sachen schneller geliefert werden würden. Dann bräuchten wir nicht so viel auf Lager zu halten.“

Sie: „Wenn ich das ermöglichen könnte, wäre das interessant für Sie?“

Für alle, die jetzt aufschreien „Konjunktiv, sie hat einen Konjunktiv genutzt!“ Jepp. Der wird hier bewusst genutzt, um eine Situation in der Zukunft abzubilden.

Sie kennen noch weitere Einwände? Dann haben Sie hier Platz diese aufzuschreiben, und zu bearbeiten.

Einwand: _______________________________________________________________

Ernst nehmen: _______________________________________________________________

Hinterfragen: _______________________________________________________________

Lösung anbieten: _______________________________________________________________

Wie oft sollte man Einwände hintereinander beim gleichen Kunden behandeln?

Manchmal führen verschiedenen Vorwände zum eigentlichen Einwand. Manchmal bleiben es Vorwände. Daher lohnt es sich bis zu drei mal die Einwandbehandlung zu tätigen. Danach wird es aufdringlich.

Aus der Praxis:

Kunde: „Tut mir leid, aber ich habe gerade keine Zeit.“ (1. Einwand oder Vorwand)

Vertriebler: „Kann ich verstehen, dass Sie gerade viel zu tun haben. Wann passt es Ihnen besser?“

Kunde: „Das macht momentan noch keinen Sinn zu telefonieren. Ich hatte noch keine Zeit mir das Angebot anzusehen.“ (2. Einwand oder Vorwand)

Vertriebler: „Sie haben bestimmt viel zu tun. Bis wann denken Sie haben Sie denn Zeit das Angebot anzusehen?“

Kunde: „Im Moment echt schlecht. Kann ich gerade gar nicht abschätzen.“ (3. Vorwand?)

Zur Vorwandbehandlung lohnt es sich, wie eben schon mal genannt, die Ebene zu wechseln. In die sogenannte Meta-Ebene. Das heißt, die Situation wird von „oben“ betrachtet. Es geht dann nicht um die fehlende Zeit, sondern um die Einschätzung der Situation.

Sie: „Ich habe das Gefühl, so ganz konnte ich Sie nicht überzeugen. Woran liegt das?“

Beim dritten Ein- oder Vorwand empfiehlt es sich loszulassen. Bis dahin lohnt sich der Weg jedoch. Manchmal kommt man nach den ersten Vorwänden an den echten Einwand. Ein echter Einwand liegt vor, wenn sie eine Lösung mit dem Kunden herbeiführen konnten.

Fazit:

Angebotsnachverfolgung fängt ganz vorne an bei der Angebotsannahme. Gut vorbereitet können Sie Ihre Kompetenzwirkung erhöhen. Je souveräner (nicht zu verwechseln mit Überheblichkeit) sie auftreten, desto niedriger ist das Risiko Einwänden zu begegnen. Aber auch Einwänden sollten Sie gut vorbereitet begegnen. Sie haben Fragen, Ideen, oder Erfahrungen, die sie besprechen möchten, melden Sie sich bitte gerne. Ich freue mich auf Sie.

Ihre Claudia Schaumburg

10. Teil typischen Fehler bei der Ansprache

183:827412907 (Claudia Schaumburg) — Tue, 02 Feb 2021 12:18:23 GMT

10. Teil typische Fehler bei der Ansprache

Typische Fehler bei der Ansprache:

"Ich versteh das gar nicht, ich rufe die Kunden doch an, aber die wollen einfach nicht." der Frust von Vertriebler in der Telefonie kann sehr hoch sein. Umso wichtiger sich die Sache genau anzusehen. Stellt man erfolgreiche Vertriebler neben weniger erfolgreiche Vertriebler, fällt vor allem eins auf: die Kommunikation unterscheidet sich.

Erfolgreiche Vertriebler:

verzichten auf Weichmacher
nutzen kurze Sätze
nutzen den Small-Talk um auf den Bedarf des Kunden zu kommen
strahlen Zuversicht aus
haben ein echtes Interesse am Kunden und dessen Situation

Hier ein paar Beispiele, von typischen Fehlern und wie sie umgangen werden können:

Ich wollte mal nachfragen, ob Sie unser Angebot erhalten haben.

Besser:

Welche Fragen haben Sie noch?

Fangen Sie nicht mit sich selbst an. Stellen Sie den Kunden in den Mittelpunkt.

Kunde: „Ich melde mich:“

Verkäufer: „Ja, prima. Und wenn Sie zwischendurch noch Fragen haben, melden Sie sich bitte gerne.“

Besser:

Kunde: „Ich melde mich:“

Verkäufer: „Das ist prima. Bis wann werden Sie sich melden?“

Kunde: „In 2 Wochen.“

Verkäufer: „Gut, sollten Sie mich nicht erreichen können, da ich viel in Terminen bin, versuche ich es dann am Ende der 2 Wochen auch nochmal.“

Behalten Sie die Aktivität auf Ihrer Seite. Die Chance, dass Kunden die Aktivität ergreifen ist gering. Selbst wenn in Ihrem Kalender gähnende Leere herrscht, hilft die kleine Schummelei „da ich viel in Terminen bin“ um die Wirkung der eigenen Kompetenz zu steigern. Glauben Sie nicht? Hier ein kleines Beispiel: Sie ziehen in eine neue Stadt. Abends wollen Sie mit Ihrem Partner zum erfolgreichen Einzug essen gehen. Auf der anderen Straßenseite sehen Sie zwei Restaurants. Das eine ist voll. Das andere ist bis auf einen gelangweilten Kellner leer. Wo gehen Sie eher hin? Wenn es Ihnen wie den meisten Menschen geht, wenden Sie sich wahrscheinlich dem vollen Restaurant zu. Warum machen wir das? Weil der Herde zu folgen früher ein lebenswichtiger Impuls war. Wenn einem die anderen schreiend entgegen rannten war es nicht sehr clever einfach stehen zu bleiben, um zu schauen, was die anderen so in Angst und Schrecken versetzt hat. Heute ist dieser Impuls nicht mehr so wichtig, dennoch besteht e r.

Dann würde ich sagen, wir melden uns, sobald der Lieferant den Termin bestätigt hat.

Besser:

Dann schlage ich vor, ich melde mich, sobald der Lieferant den Termin bestätigt hat.

Kunde: "Das ist zu teuer."

Verkäufer: "Ja, aber sehen Sie mal, Sie haben damit auch........."

Besser:

"Kann ich verstehen, dass es auf den ersten Blick sehr teuer erscheint. Was genau ist Ihnen zu teuer?"

"Danke für Ihre offene Einschätzung. Welches Budget hatten Sie im Kopf?"

Verkäufer: „Hat Ihnen unser Angebot gefallen?“

Verkäufer: „Was war Ihnen besonders wichtig?“

Geschlossenen Fragen, auf die der Kunde mit ja oder nein antworten kann, sind in dieser Gesprächsphase nicht empfehlenswert. Mit einem einfachen Nein kickt der Kunde Sie aus dem Gespräch. Daher achten Sie darauf, dass Ihre Fragen offen sind. Geschlossenen Fragen können Sie am Ende nutzen, wenn Sie vom Kunden eine Entscheidung haben wollen.

Verkäufer: „Liegt es am Preis?“

Verkäufer: „Woran liegt es?

Raten Sie nicht die einzelnen Möglichkeiten, an denen es liegen könnte durch. Fragen Sie offen danach.

Verkäufer: „Wir haben Ihnen ein Angebot geschickt. Haben Sie es erhalten ?

Verkäufer: „Welche Fragen zum Angebot haben Sie?“

Hier geht es auch wieder um die Zuversichts-Wirkung. Haben Sie es erhalten klingt, als wären wir unsicher, ob es angekommen wäre. Wenn wir was zustellen, dann kommt es an. Und wenn nicht, sagt uns der Kunde das schon.

Wenn Gespräche nicht so laufen wie geplant, kann man die Schuld beim Kunden suchen: "Der wollte einfach nicht." oder man hinterfragt seine Vorgehensweise und spielt mit variierenden Ansprachen. Fragen Sie Kollegen, ob Sie die Fragen, die Sie dem Kunden stellen mitschreiben können, oder schreiben Sie selber mit. Dann haben Sie eine konkrete Grundlage die Ansprachen zu bearbeiten.

"Das bin dann aber nicht ich!" den Satz hört man von verschiedenen Verkäufern.

Dazu sagte ein Kollege: "Besser genial kopiert, als beschissen kreiert." Aber mal ganz ehrlich. Sprechen Sie mit allen Menschen gleich. Mit einem Kleinkind genauso, wie mit Ihrem Partner, oder mit Ihrem Geschäftspartner genauso wie mit Ihrem besten Freund, oder der besten Freundin? Nein? Sie sehen, Sie variieren Ihre Ansprachen und stellen sich auf Ihr Gegenüber ein. Genau das gilt es bewusst auch hier zu machen.

2. Beispiel:

Stellen Sie sich vor Sie wollen Klavier spielen lernen. Womit würden Sie anfangen? Mit dem Abspielen der Noten vom Blatt, oder mit einer freien Interpretation? Die wenigsten werden wahrscheinlich mit der freien Interpretation anfangen, sondern erstmal die Noten vom Blatt abspielen. Warum sollten wir es im Vertrieb anders machen? Warum nicht erstmal die Ansprachen aufschreiben und "vom Blatt spielen", als gleich im Telefonat die freie Interpretation auszuprobieren. Das geht in den meisten Fällen in die Hose. Daher: bereiten Sie Ihre Ansprachen vor (siehe Teil 9 Weichmacher und Gesprächsvorbereitung). Wenn Sie dann zu den Besten gehören, können Sie immer noch die freie Interpretation wählen.

"Vom Blatt klingt aber abgelesen."

Ja, man kann es so klingen lassen, muss es aber nicht. Entscheiden Sie, was Ihnen einfacher fällt, ob Sie den Text komplett schriftlich ausformulieren und dann üben, oder ob Sie den Text mit Stichworten vorbereiten und dann üben. Das liegt völlig bei Ihnen. Wichtig ist das üben. Genauso, wie in unserem Klavierbeispiel niemand ungeübt ein Konzert geben würde, sollten auch wir unsere "Konzerte", sprich Kundengespräche üben. Mit dem Partner, mit Kollegen, vor dem Spiegel, wo und wie auch immer.

Ich selber übe auch mit 25 Jahren Vertriebserfahrung wichtige Gespräche vorher ein. Je wichtiger das Gespräch, desto wichtiger die Vorbereitung. Denn gemäß dem Teil Wirkung ist Trumpf, es ist die Zuversicht und Souveränität die wir ausstrahlen sollten, um den Unterschied zu machen.

Viel Spaß beim Üben. :-)

9.Teil Weichmacher und Gesprächsvorbereitung

183:827412907 (Claudia Schaumburg) — Fri, 22 Jan 2021 13:20:28 GMT

9. Teil Weichmacher und Gesprächsvorbereitung

Weichmacher:

Es wäre total schön, wenn Sie, also nur wenn es ihnen passt, dieses Kapitel noch zu Ende lesen könnten, wenn es Ihnen nichts aus macht.

Bitte lesen Sie das Kapitel bis zum Ende.

Sie bemerken den Unterschied? Konjunktive wurden uns früher als Höflichkeitsform beigebracht. Im Business wirken Sie jedoch eher devot. Keine Position, die Ihnen als Vertriebler schmeichelt. Also weg damit.

Aber wie man sich das abtrainiert? Schreiben Sie die typischen Sätze, die Sie zu Kunden sagen einmal auf und formulieren Sie sie schriftlich um.

„Wann hätten Sie besser Zeit?“ wird zu „Wann haben Sie Zeit?“,

„Wann könnten Sie sich das vielleicht anschauen?“ wird zu „Wann haben Sie drüber geschaut?“

Wiederholen Sie die neuen Sätze immer wieder im Kopf. Wenn Sie dann telefonieren, bringen Sie sie ein. Klappt nicht beim ersten Mal? Don´t worry. Es braucht einige Wiederholungen bis etwas sitzt. Und 10.000 Wiederholungen bis ein Automatismus entsteht. Also bleiben Sie ruhig, reflektieren Sie Ihr Gespräch, formulieren Sie bewusst um und greifen erneut zum Hörer.

Gesprächsvorbereitung:

Ein geschätzter Kollege von mir sagte einmal:

„Keine Vorbereitung ist auch eine Vorbereitung, nämlich darauf, dass es scheisse wird.“

Harsche Worte, jedoch nicht ohne Wahrheitsgehalt. Die Vorbereitung fängt bei der Angebotsklärung an. Hier kann schon festgelegt werden, wann mit wem wieder gesprochen wird. Gehen die Angebote per Mail ein, und es soll kein Angebotsklärungsgespräch erfolgen, dann muss aber dennoch hier das Angebotsnachverfolgungsgespräch vorbereitet werden.

1) Mit wem spreche ich?

Immer mit dem Entscheider! Der, der unterschreiben kann. Oder, wenn Sie ein Buying-Center identifiziert haben, dann mit dem Hauptentscheider. (Als Buying-Center bezeichnet man die Gruppe derer, die an einer Kaufentscheidung beteiligt sind. Hier ist es wichtig herauszubekommen, wer welche Rolle in dieser Gruppe hat. In der Regel gibt es den Genehmiger, den Entscheider, den Prüfer, den Anwender und den Coach. Wir sollten auf jeden Fall den Entscheider kennen, im besten Fall auch den Genehmiger.)

2) Was mache ich, wenn ich den Entscheider nicht kenne?

Dann gehen wir auf die Suche. Das Internet gibt uns viele Möglichkeiten zu recherchieren, wer in dem Unternehmen die sogenannte Pen-Power (Pen-Power: die Fähigkeit rechtsgültig einen Vertrag unterschreiben zu können) haben könnte. Bei LinkedIn und Xing können Sie zum Beispiel das Unternehmen aufrufen, und schauen, welche Mitarbeiter dort arbeiten. Sie sehen Namen und häufig die Funktionen.

Oder Sie schauen in alten Aufträgen nach, wer dort die Unterschriften geleistet hat. Wenn Ihr CRM gut gepflegt ist, dann sehen Sie solche Informationen auch dort. Ups, ist bei Ihnen nicht gepflegt, ja dann ran.

3) Wenn ich den Ansprechpartner habe, wie komme ich an den Assistenzen vorbei?

Mit Wertschätzung. Ein „Schätzelein, die Erwachsenen müssen mal reden, lauf mal los und sag deinem Chef, dass ich dran bin.“ Hilft hier niemanden. Sie lachen, ist schon vorgekommen. Die Assistenz ist der Schlüssel zum Ansprechpartner. Die Assistenz entscheidet wen sie vorlässt, und wen nicht. Die Position der Assistenz hat die wahre Macht.

4) Wie fange ich das Gespräch an?

Hier kann ich nur empfehlen, legen Sie sich eine Übersicht mit diversen Gesprächseinstiegen, und mit verschiedenen Fragen zurecht. Bitte nicht zum Ablesen nutzen. Ihr Gegenüber merkt sofort, wenn Sie von einem Blatt ablesen. Das ist für Ihre Kompetenz-Wahrnehmung nicht gerade sehr förderlich. Stattdessen nutzen Sie eine Aufstellung verschiedener Einstiege zu Ihrer Vorbereitung. Gehen Sie die Sätze vor dem Spiegel, oder in Gedanken durch, bis Sie das Gefühl haben, dass sie gut klingen. Telefonate stellen in den meisten Fällen leichte bis stärkere Stresssituationen dar. In Stresssituationen wird das Stresshormon Cortisol ausgeschüttet. Dieses sorgt dafür, dass sich das Kreativitätszentrum zusetzt, so dass wir nicht schlagfertig reagieren können. Sie kennen das, nach einem wichtigen Gespräch mit einem Chef, Partner etc. fällt einem meiste erst danach ein, was man alles noch hätte sagen können. Diese Schlagfertigkeit sollten wir uns im Kundengespräch nicht nehmen lassen, daher ist es wichtig, das Ganze gut vorzubereiten.

Wichtig: hören Sie gut zu, wer sich am anderen Ende meldet. Ja, das ist manchmal nicht leicht, aber schulen Sie sich darauf zu hören, welchen Namen der Gegenüber nennt, und nutzen Sie den Namen in Ihrem weiteren Gesprächsverlauf.

Ein Beispiel, wie ein Ansprache Bogen aussehen kann:

8.Teil Wirkung kann vorbereitet werden

183:827412907 (Claudia Schaumburg) — Mon, 18 Jan 2021 16:34:13 GMT

8. Teil Wirkung kann vorbereitet werden

Wirkung kann vorbereitet werden

Im Fernsehen sieht es so leicht aus. Auf der Bühne steht ein Stand-up-Comedian und reagiert auf schlagfertigste Art und Weise auf die Zurufe aus dem Publikum. Was hat er dafür getan? Einen Kurs zum Erlernen von Schlagfertigkeit besucht? Wohl eher nicht.

Vor allem hat er sich gut vorbereitet. Er ist vorher durchgegangen, welche Antworten aus dem Publikum kommen können, und wie er damit umgeht. Der ein oder andere Leser wird wahrscheinlich noch Heinz Erhardt kennen. Er bat das Publikum ihm einen Buchstaben zu nennen. Seine Intention: in seinem nächsten Gedicht jedes Wort mit diesem einem Buchstaben anfangen zu lassen. Er wusste, dass die Leute ihm Buchstaben wie y, q oder x zurufen würden, und antwortete: „Y nicht, das hatten wir doch gestern schon…Ja, ich geh ja gleich…ach G, Sie meinen G. Dann nehmen wir G.“ Und schon hatte er den von ihm favorisierten Buchstaben. Kein Mensch weiß, ob wirklich jemand G gerufen hat. Er wusste in dem Durcheinander von Buchstaben würde keiner die einzelnen heraushören.

Das gleiche gilt auch für uns Vertriebler. Wir müssen uns vorbereiten, überlegen, was der andere sagen könnte, und wie wir darauf reagieren. Um dabei kompetent zu wirken braucht es:

• Ausstrahlen von Zuversicht.

• Kundengerechte Sprache

• Kurze Sätze

Kurze Sätze zeigen, dass Sie die Sachen auf den Punkt bringen können. Das strahlt Souveränität und Kompetenz aus. Lange Sätze, mit vielen Nebensätze, werden häufig von den Menschen als wirr und schwer nachvollziehbar wahrgenommen.

Kundengerechte Sprache heißt, die Wörter zu benutzen, die der Kunde versteht. Sie sind IT-Experte, Ihr Kunde aber nicht, dann verwirren Sie ihn nicht mit Abkürzungen und IT-Slang.

Mit Ausstrahlen von Zuversicht ist folgendes gemeint. Lust auf ein kleines Experiment? Stellen Sie sich vor, Sie bestellen einen Techniker für Ihre Waschmaschine. Der schaut sich die Maschine an, und erklärt Ihnen: „Oh, das ist ja schon ein etwas älteres Model. Ja wissen Sie, ich gehöre nicht zu den besten Technikern, keine Ahnung, ob ich das Ding wieder ans Laufen bekomme.“

Auf einer Skala von 1(niedrig) bis 10(hoch), wie schätzen Sie die Kompetenz des Technikers ein. Schreiben Sie, ohne groß nachzudenken die erste Zahl auf, die Ihnen in den Sinn kommt.

Einschätzung:____________

Jetzt stellen Sie sich vor, der Techniker sagt Ihnen: “Oh, das ist schon ein älteres Schätzchen. Ja, das bekommen wir wieder hin. In einer Stunde schnurrt die alte Lady wieder wie an ihren besten Tagen.“

Auf einer Skala von 1(niedrig) bis 10 (hoch), wie schätzen Sie nun die Kompetenz ein? Schreiben Sie wieder die erste Zahl auf, die Ihnen einfällt.

Einschätzung:_____________

Ein Großteil der Menschen schätzt den 2. Techniker als kompetenter ein. Sein Geheimnis: er strahlt Zuversicht aus. Der erste ist wahrscheinlich gar nicht schlechter, er verkauft sich nur nicht. Er zieht Versagen schon vor dem Start der Reparatur in Betracht. Und wir reden hier nicht von der ehrlichen Einschätzung: „Ihre Waschmaschine ist dahin, Sie benötigen eine neue.“ Er strahlt, in dem er seine eigene Kompetenz in Frage stellt, Unsicherheit aus. Die wenigsten Menschen arbeiten gerne mit unsicheren Menschen zusammen.

Jetzt noch ein lustiger Fun-Fakt: ist die Maschine wirklich nicht zu reparieren, wird dies beim ersten Techniker als Bestätigung seiner Hilflosigkeit gesehen, beim zweiten Techniker als eine Tatsache, dass selbst er die Maschine nicht mehr reparieren konnte. In dem Sie ihr Licht unter dem Scheffel stellen schaden Sie sich also zweimal. Einmal bei der Auftragsanbahnung, und auch, wenn mal was schief gehen sollte. Und manchmal gehen Sachen schief.

7. Teil Wie motiviere ich mich und meine Mitarbeiter

183:827412907 (Claudia Schaumburg) — Mon, 18 Jan 2021 16:29:55 GMT

7. Teil Wie motiviere ich mich und meine Mitarbeiter

Wie motiviere ich mich, oder meine Mitarbeiter?

Wir können es uns leider nicht leisten den Hörer zur Seite zu legen, und zu sagen: „Ist heute nicht so mein Tag, ich telefoniere heute nicht.“ Genau das ist Ihnen schon mal durch den Kopf gegangen? Manchmal hat man halt solche Tage?

Dann stellen Sie sich mal vor, Sie wären im Musical: König der Löwen. Sie haben einen hohen Eintritt bezahlt, aber das war es Ihnen wert. Der Affe in dem Musical , der am Anfang des Musicals auf die Bühne gehüpft kommt würde sagen: „Ist heute nicht meins.“ Statt laut zu singen, leiert er seinen Song runter. Was würden Sie als zahlender Gast sagen? Ist ok, jeder hat mal einen schlechten Tag? Oder würden Sie sagen: Schlecht drauf? Shit happens…but the show must go on? Ich denke, Sie hätten da eine Meinung.

Sollten Ihnen die Kunden freiwillig die Bude so einrennen, dass Sie gar nicht mehr wissen, wohin mit dem verdienten Geld, dann dürfen Sie getrost sagen: „Ich telefoniere heute nicht.“ In allen anderen Fällen: Finden Sie etwas, mit dem Sie sich motivieren können, denn the show must go on.

Dazu eine Story aus der Praxis. Ich hatte mal einen Mitarbeiter, der war wirklich gut in der Telefonie. Zumindest solange kein Kunde dran war, der ungehalten war. Danach war er kaum noch in der Lage zu telefonieren, und demotiviert. Blöd, wenn ein solcher Kunde bereits am Anfang der Telefonie dranging. Ihn störte des selbst sehr, dass seine Performance nach einem unangenehmeren Kunden einbrach wie ein Kartenhaus. Also sprachen wir darüber, was er zu Hause am liebsten machte, wenn er dort mal nicht gut drauf sei. ACDC hören, kam mit vor Begeisterung glühenden Augen die Antwort. Also einigten wir uns, dass er testen sollte, ob es besser würde, wenn er nach einem unangenehmeren Kunden sich eine Runde HeavyMetal über sein IPod (ja, ist schon eine Weile her) anhört. Das Ergebnis: es war besser. Jetzt können Sie dieses Erfolgsrezept nicht auf alle gleichermaßen übertragen. Es soll auch Menschen geben, die lieber Helene Fischer hören. Angeblich. Also überlegen Sie für sich, was motiviert Sie? Musik? Schokolade? Kleiner Gang um den Block? Lassen Sie Ihrer Fantasie freien Lauf und testen Sie Ihre Ideen.

6. Teil Wirkung ist Trumpf

183:827412907 (Claudia Schaumburg) — Mon, 14 Dec 2020 10:37:28 GMT

Wirkung ist Trumpf!

Wie oben beschrieben ist das Anrufen zu einem festen Termin am besten geeignet. Was jetzt zählt, ist als die 93-7-Regel bekannt. 93% ist die Wirkung, die wir mit Tonalität, Körpersprache und Mimik ausdrücken, 7 Prozent der Wirkung macht der Inhalt aus.

Auch wenn ich am Telefon keine Körpersprache sehen kann, so kann ich sie doch hören. Im Ernst. Was die meisten kennen werden ist, dass ein Lächeln am Telefon hörbar ist. Was man jedoch auch hören kann, ist, ob sich der Gegenüber im Stuhl fläzt, oder gerade sitzt. Also Lächeln, gerade sitzen oder stehen, und dann zum Hörer greifen. Wenn Sie im Stehen telefonieren haben Sie noch den zusätzlichen Vorteil, dass Ihre Stimme voller klingt. Die Lunge liefert Ihnen mehr Volumen im Stehen als im Sitzen. Auch Headsets sind empfehlenswert. Sie haben beide Hände frei zum Schreiben, und vermeiden Nackenschmerzen, wenn Sie den ganzen Tag den Hörer zwischen Ohr und Schulter einklemmen.

Ganz wichtig an dieser Stelle ist die eigene innere Einstellung.

Henry Ford sagte schon:

„Ob Du glaubst Du kannst es, oder ob Du glaubst Du kannst es nicht, Du wirst immer Recht behalten.“

Es ist die Frage der selbst erfüllenden Prophezeiung. Wenn Sie sich sagen: „Ich habe keinen Bock auf Telefonie heute. Die Kunden sind eh alle doof.“ Dann werden Sie das unbewusst über die 93% Wirkung rüberbringen. Das Ergebnis: die Kunden merken unbewusst, dass sie nicht gerade vor Freude sprühen. Sie wittern jetzt entweder Schwäche, oder haben Sorge, dass irgendwas nicht stimmt. Beide Fälle sind für den Vertriebler ungünstig.

Beispiel aus der Praxis eines unmotivierten Vertrieblers:

Kunde: „Nee, also wenn Sie nicht so schnell liefern können, dann sind Sie nicht der richtige Vertragspartner für uns.“

Vertriebler: „Ja, das geht leider bei uns nicht schneller.“

Und schon steht das Gespräch vor dem aus. Davon gibt es noch hunderte von weiteren Varianten von Gesprächsausgängen aufgrund unmotivierter Vertriebler. Sie können bei sich mal schauen, welche Sie bei sich im Unternehmen entdecken.

Die Wirkung ist also immens wichtig. Eine souveräne Wirkung wird unterstrichen durch:

· Aufrechtes Sitzen oder stehen

· Lächeln

· Kurze Sätze (Subjekt, Prädikat, Objekt)

· Keine Füllwörter oder Füllsätze. Jeder Satz sollte für das Gespräch eine wichtige Information oder Bedeutung haben.

· Verzicht von Weichmachern wie: hätte, würde, könnte, vielleicht, eventuell, ….

Verzichten Sie den Kunden mit Fachinformationen zu überhäufen

Die wichtige Information:

Den Kunden mit Input über das Produkt zu zu quatschen ist, da brauchen wir nicht lange drüber zu sprechen, kontraproduktiv. Jedoch die richtigen Fragen stellen und dann mit einer Information rauskommen, die dem Kunden hilft, ihm bisher aber unbekannt war, verschafft Ihnen in der Kompetenzwirkung einen wahnsinnigen Vorsprung.

Beispiel aus der Praxis:

Vertriebler: "Wie möchten Sie denn den Zugriff auf Ihre Daten haben?"

Kunde: "Von überall aus. Ich dachte an eine Cloud Lösung über einen Server. Da es mir sicherer erscheint, favorisiere ich den deutschen Server von ....."

Vertriebler: "Was ist Ihnen am deutschen Server wichtig?"

Kunde: "Die Sicherheit. Ich traue den internationalen Servern nicht."

Vertriebler: "Das kann ich nachvollziehen. Der internationale Server von ... hat deshalb seine Sicherheitsbestimmungen angepasst. Damit auch dort Ihre Daten sicher aufgehoben sind."

Kunde: "Echt? Das wusste ich gar nicht. Ja, dann wäre es mir eigentlich egal wo."

Vertriebler : "Natürlich können Sie den deutschen Server nutzen, jedoch wird in 2 Jahren der Support aller Wahrscheinlichkeit eingestellt. Schon heute haben Sie dort wenigere Funktionen zur Verfügung, als auf dem internationalen Server. Somit hätten Sie mit dem internationalen Server in Zukunft Ruhe."

Kunde: "Oh, gut zu wissen. Ja, dann macht der internationale Server durchaus mehr Sinn."

Eine GEZIELTE Information, die für den Kunden wichtig ist führt zu einer höheren Kompetenz-Wahrnehmung, und erhöht die Abschluss-Chance. Warum haben die beiden sich nicht über den Preis unterhalten? Weil er für den Kunden nicht an erster Stelle steht. Und das ist interessanter Weise bei über der Hälfte der Kunden so. Glauben Sie mir nicht?

Dann erlauben Sie mir eine Fragen: Tragen Sie privat Jeans? Ja? Kaufen Sie die ausschließlich bei Kik? Nein? Wenn der Preis der ausschlaggebende Punkt wäre, dann würden Sie das tun. Sie sagen, Sie zweifeln die Qualität bei Kik an? Auf gut Deutsch: Sie sind bereit mehr zu zahlen, wenn die Qualität stimmt. Das heißt, hier in dem Beispiel steht nicht der Preis, sondern die Qualität im Vordergrund.

Wir können das Ganze auch noch erweitern. Nehmen Sie den Porsche. Was glauben Sie, was steht hier hinter einer Kaufentscheidung. Der Preis ist es bestimmt nicht. Status? Anerkennung?

Wir unterscheiden als Käufer nur nach dem Preis, wenn wir ansonsten keine Unterscheidungs-Mehrwerte haben. Sie haben zwei gleiche Porsche, dann werden Sie wahrscheinlich den günstigeren wählen. Unterscheiden sich die Angebote jedoch in Ausstattung, oder der Dienstleistung drum herum, dann sieht sie Sache schon wieder anders aus. Dann sind wir durch aus bereit mehr dafür zu bezahlen, weil ein Bedürfnis, wie z.B. Status, Anerkennung etc. erfüllt wird.

Und ja, es gibt auch Menschen, die ausschließlich auf den Preis schauen. (Papa ante Portas) Aber die sind in Reinform sehr selten. ;-)

5. Teil - Angebotsnachverfolgung - bei welchen Kunden lohnt sich der Aufwand?

183:827412907 (Claudia Schaumburg) — Fri, 04 Dec 2020 12:35:08 GMT

5. Teil - Bei welchen Kunden lohnt sich der Aufwand?

Bei welchen Kunden lohnt sich der Aufwand?

Das kommt auf ihr Produkt an. Sie verkaufen einzelne Stifte für 1,50 EUR an täglich hunderte von Kunden. Dann ist der Aufwand jeden anzurufen mit Sicherheit nicht gerechtfertigt. Sie verkaufen 1.000 Stifte an täglich 3 Kunden, dann lohnt sich der Aufwand schon. Der Einfluss des Ausfalls eines Kunden ist hier deutlich höher. Verkaufen Sie die Bohrmaschinen, die die Tunnel bohren, dann brauchen wir nicht darüber zu sprechen, dass so ein Millionenauftrag nachgefasst werden sollte. Hier kommen Sie auch mit einem Standartsatz: „Wir rufen Sie in 2 Wochen an.“ nicht weiter. Solche Verkäufe können sich aufgrund Budgetbesprechungen, Einkaufsgremien etc. über Jahre hinziehen.

Um Klarheit darüber zu bekommen, bei welchen Kunden Sie einen Anruf getätigt wissen wollen, greifen viele Unternehmen auf die Kundenkategorisierung A, B, C Kunden zurück.

A-Kunden sind gute Kunden, oder Neukunden mit geschätztem hohem Potential, und hohem Deckungsbeitrag. Hier empfehle ich auch das Bezahlverhalten der Kunden mit zu berücksichtigen. Es nützt Ihnen gar nichts, wenn Sie einen guten Verkauf getätigt haben, der Gegenüber aber nicht zahlt.

B-Kunden sind Kunden mit geringeren, aber treuen Kaufverhalten, Neukunden, bei denen Sie ein mittleres Potential sehen, durchschnittlicher Deckungsbeitrag, und durchschnittlichen Zahlungsverhalten.

C Kunden sind Kunden, die einen geringen Deckungsbeitrag bringen, schlechtes Zahlungsverhalten an den Tag legen, oder nur Kleinstmengen abnehmen.

Überlegen Sie in Ihrem Unternehmen, nach welchen Kriterien Sie nach A, B oder C-Kunden unterscheiden wollen. Dies hilft Ihnen den Angebotsnachverfolgungsprozess zu definieren. Darunter auch die Frage, wer ruft die Kunden wann an.

Ein Beispiel aus einem Unternehmen:

A-Kunden werden dort vom Vertriebler selbst angerufen. Er führt mit den Kunden ein Vorangebotsgespräch und legt den Angebotsnachverfolgungstermin fest.

B-Kunden werden bei ihm von den Assistenten bzw. von dem Innendienst angerufen, um die wichtigsten Fragen zu klären. Sie legen den Angebotsnachverfolgungstermin fest, und rufen den Kunden wieder an.

C-Kunden erhalten nur ein Angebot, wenn es als Standartangebot ohne Aufwand rausgehen kann. Hier gibt es keine Angebotsnachverfolgung

Im Vergleich dazu ein anderes Unternehmen:

A-Kunden werden auch hier direkt vom Vertriebler angerufen, und ein Termin zum Nachfassen geklärt.

B-Kunde erhalten ein Angebot mit dem Standart-Satz: „Wir rufen Sie in …. Wochen an.“

C-Kunden erhalten eine sofortige Absage, wenn ihr bisheriges Zahlungsverhalten nicht stimmt. Alle anderen erhalten nur ein Angebot, wenn es im Standartverfahren möglich ist.

Überlegen Sie, was bei Ihnen am besten passt, und testen Sie es aus. Stellen Sie fest, wie Ihre Hitrate (Anzahl der abgegebenen Angebote/ abgeschlossene Aufträge) heute aussieht.

Unsere Hitrate heute: ______________________________________

Sie möchten Ihre Angebotsnachverfolgung verändern? Dann halten Sie fest was Sie konkret verändert haben, und stellen Sie sicher, dass die Veränderung konsequent durchgeführt wurde. Ein „Ja, Chef, normalerweise machen wir das so, aber…“ genügt an der Stelle nicht. Sie brauchen eine 100prozentige Durchführung, um die Wirksamkeit Ihrer Maßnahme bewerten zu können. Bewegt sich die Hitrate nach oben, haben Sie die richtigen Veränderungen herbeigeführt. Bewegt sie sich nach unten oder stagniert, muss noch was verändert werden.

Die Hitrate:

Eine Hitrate von 10-25% ist branchenübergreifend unterirdisch. Ich glaube, da sind wir uns einig. Wenn Sie 10 Angebote schreiben, und nur einer schließt ab, dann haben Sie ein Problem. In der Literatur und im Netz befinden sich viele, die der Meinung sind, dass eine Hitrate von 80 Prozent und mehr ohne weiteres möglich ist. Achtung, bauen Sie sich keinen Stress auf. Diese Höhe ist abhängig von mehreren Faktoren:

• Welche Branche?

• Monopol-Stellung oder Verdrängungsmarkt?

• Wirtschaftliche Rahmenbedingungen?

• ….

Beispiel: verkaufen Sie die eben genannten Stifte und sind damit einer von vielen, dann ist eine Hitrate von 80 schon eine echte Hausnummer. Verkaufen Sie die Tunnelbohrer, und sind damit fast allein am Markt, dann wäre eine Hitrate von 80 schon eher schlecht.

4. Teil - Wann ist der richtige Zeitpunkt für die Angebotsnachverfolgung?

183:827412907 (Claudia Schaumburg) — Fri, 04 Dec 2020 12:29:59 GMT

Teil 4 - Wann ist der richtige Zeitpunkt für die Angebotsnachverfolgung?

Wann ist der richtige Zeitpunkt für eine Angebotsnachverfolgung?

Diese Frage wird sehr häufig in den Seminaren gestellt. Die Teilnehmer rätseln dann über die wirkungsvollsten Abstände zwischen Angebotsabgabe und Nachverfolgung. Dabei ist die Lösung einfach.

Stellen Sie sich vor, Sie haben sich zu eben genannte Badezimmerrenovierung ein Angebot zusenden lassen. Wann passt Ihnen ein Anruf am besten? Abends, wenn Sie von der Arbeit kommen? Morgens, wenn die Kinder aus dem Haus sind? Wann passt es Ihnen am wenigsten? Dienstagabend, wenn Sie beim Sport sind? Vormittags, weil Sie dort meist Meetings haben? Und wären die Antworten Ihres Nachbarn die gleichen? Nein? Dann könnte das daran liegen, dass die weißen Felder im Kalender sehr individuell und personenbezogen sind.

Woher soll ein Verkäufer das also wissen? Richtig, von Ihnen. Und zwar in dem er Sie schon im Angebotsklärungsgespräch fragt.

Sie: „…und dann hätte ich gerne die Fliesen aus Marmor.“

Verkäufer: „Ja, dann haben Sie was für die Ewigkeit. Es sei denn, Sie arbeiten mit Essigreiniger. Das ist nicht zu empfehlen bei Marmorböden.“

Sie: “Oh, ja. Danke.“

Verkäufer: „So, ich stelle Ihnen das Ganze als Angebot zusammen. Sie haben es in 2 Tagen in der Post. Wann sollen wir uns darüber am besten unterhalten?“

Sie: „Anfang nächste Woche wäre gut. Dann kann ich das am Wochenende mit meiner Familie besprechen.“

Verkäufer: „Ja, die wollen wahrscheinlich auch was dazu sagen. �� Wann passt es Ihnen besser, Montag vormittags, oder nachmittags?“

Sie: „Montagnachmittag wäre passend.“

Verkäufer: „Wieviel Uhr?“

Sie: „15:00Uhr?“

Verkäufer: „Gut, ich rufe Sie an.“

Das wäre der Weg, der am effizientesten ist. Es gibt jedoch noch weitere Wege, mit unterschiedlichen Wirkungsgraden:

Sie entscheiden! Je näher Sie an der Spitze sind, desto wirksamer ist Ihre Angebotsnachverfolgung.

Bei den Schichten hellgrün und gelb ist es Glücksache:

• ob wir den Kunden erreichen,

• ob er dann auch Zeit hat

• ob er gerade den Kopf dafür frei hat sich damit auseinander zu setzen.

Im gelben Bereich kommt noch hinzu:

• Ob er sich das Angebot schon angeschaut hat.

Wenn der Kunde sich falsch erwischt fühlt, merken Sie es an den folgenden Sätzen des Kunden:

• „Ist gerade schlecht, ich melde mich später wieder bei Ihnen.“

• „Bin noch nicht dazu gekommen mir das Angebot anzuschauen.“

• „Wir haben das Budget im Haus noch nicht geklärt.“ (Sehr peinlich, die Frage nach dem Budget sollte

man im B2B Geschäft auf jeden Fall im Angebotsklärungsgespräch stellen.)

• „Nein, ich muss mir da noch Gedanken machen.“

• „Das muss ich noch ins Gremium geben.“ (auch peinlich, wenn ein BuyingCenter dahintersteht, und man das nicht wusste.)

Bekomme ich mit dem individuellen Termin solche Aussagen nicht?

Der Vertriebs-Grahl ist leider noch nicht gefunden. Aber mit dem individuellen Termin senken Sie das Risiko, dass es zu solchen Äußerungen kommt. Auch wenn manche Autoren behaupten, man könnte Einwände zu 100% vermeiden – kann man nicht. Wir sind alle unterschiedlich. Manche müssen eine Entscheidung nochmal überschlafen, oder hatten einen privaten Vorfall, der Sie davon abgehalten hat, sich mit dem Angebot auseinander zu setzen.

Das heißt: was können Sie tun:

Beispiel 1: (dunkel-grün in der Abbildung)

Individuellen Termin mit dem Kunden im Angebotsklärungsgespräch abstimmen und im Angebot mit aufnehmen.

„Ich rufe Sie, wie besprochen, am _______ um ________ an, um Fragen klären zu können, damit Sie schnell Ihr neues Badezimmer genießen können.“

Beispiel 2: (hellgrün in der Abbildung)

Standart-Satz: „Ich rufe Sie in 2 Wochen an, damit wir Fragen klären können, und Sie schnell Ihr neues Badezimmer genießen können. " (Zeitraum branchenabhängig!)

Beispiel 3 und 4 (gelber und roter Bereich aus der Abbildung) lasse ich außen vor. Wer einfach zwischendurch, oder gar nicht anrufen möchte: Good luck on your mission!

Wie sie sehen, fängt der Prozess der Angebotsverfolgung vorne an. Bei dem Angebotsklärungsgespräch.

Bevor Sie jetzt sagen: „Meine Kunden senden mir die Angebotsanfrage per Mail. Da habe ich keine Angebotsklärungsgespräche!“

Auch in diesen Fällen kann es sinnvoll sein kurz eine telefonische Rücksprache mit dem Kunden zu vereinbaren. Warum? Weil dann nicht nur der Termin zur Angebotsnachverfolgung geklärt werden kann, sondern Sie bauen Ihre Kundenbeziehung aus, und können späteren Einwänden vorweggreifen. Ein weiterer Vorteil, Sie können Informationen erhalten, die Sie dann von den Mitbewerbern positiv unterscheiden.

Ein Beispiel aus der Praxis:

Ein Maschinenhersteller bekam eine Anfrage zu einem Angebot per Mail. Der Vertriebler aus dem Maschinenbauunternehmen war der Meinung, dass die Produkte seins Unternehmens teurer wären als die Mitbewerber. (Übrigens, über 50% der Vertriebler glauben, dass ihre Produkte im Verhältnis zu andern teurer sind. Rein statistisch kann das schon gar nicht sein ��) Er erzählte, dass solche Angebotsanfragen typisch seien, und er dann häufig den Einwand vom Kunden höre, er sei zu teuer. Nach unserem Gespräch, und da immer wieder das Gleiche zu machen, und ein anderes Ergebnis zu erwarten laut Einstein die wahre Form des Wahnsinns ist, kam er zu dem Entschluss den Kunden vor Erstellung des Angebotes anzurufen. Im Gespräch mit dem Kunden hinterfragte er die gewünschte Nutzung, und wollte wissen, was der Mitbewerber genau angeboten hatte. Es kam heraus, dass der Mitbewerber Eisenschrauben verbaut hatte. Unser Maschinenhersteller arbeitete jedoch mit rostfreien Stahlschrauben. Diese verlängerten die Nutzungsdauer der Maschine um mehrere Jahre. Nachdem er das dem Kunden gesagt hatte, konnte der Kunde den Preisunterschied nicht nur nachvollziehen, sondern sah auch seinen Nutzen, den er aus den Stahlschrauben hatte. Das Angebot zu schreiben war dann nur noch eine Formalität und der Kauf wurde abgeschlossen.

Wie Sie sehen, ein Griff zu Hörer kann gleich mehrere positive Aspekte haben.

3. Teil Angebotsnachverfolgung - Welcher Kanal ist wirkungsvoll

183:827412907 (Claudia Schaumburg) — Sat, 21 Nov 2020 14:01:57 GMT

Teil 3 - Angebotsnachverfolgung Welcher Kanal ist wirksam?

Welcher Kanal ist wirkungsvoll?

Viele Wege führen nach Rom, und ebenso viele zum Kunden. Telefon, E-Mail, Fax, Vis-á-vis, Brief, WhatsApp und vieles mehr. Doch welcher davon ist für die Angebotsnachverfolgung geeignet? Liegt das nicht auf der Hand? Und warum schreibe ich darüber überhaupt ein Kapitel? Ganz einfach. In über 10 Jahren der Angebotsnachverfolgungstrainings kommt es immer wieder zu der Aussage: „Ich schreibe den Kunden per Mail an. Das geht am schnellsten und ist am effektivsten.“

Punkt 1: Schnelligkeit: ja. Punkt 2: Effektivität: nein.

Der Kunde erhält jeden Tag viele Mails. Viele davon sind bei Privatkunden Spam-Mails, und bei Businesskunden Mails, bei denen irgendjemand von ihnen etwas will. Das Ergebnis: die Mails werden ungelesen gelöscht, oder einfach ohne Reaktion im Posteingang stehen gelassen. Einige Kunden gaben auch an, dass sie die Mail nicht wahrgenommen, oder versehentlich gelöscht haben.

Warum schreiben dann so viele Vertriebler Mails?

Weil es das Gefühl vermittelt etwas getan zu haben, ohne sich mit dem Kunden auseinander gesetzt haben zu müssen. Der Vertriebler läuft bei der Mail Variante nicht in die Gefahr auf schlechtgelaunte Kunden zu stoßen, oder das Gefühl zu haben, zu stören. Schnell eine Mail raus, am besten noch mit Standart-Text, und schon ist die Angebotsnachverfolgung erledigt. Sollte der Kunde sich nicht melden – ist ja dann seine Entscheidung. Der Ball wird also auf die Seite des Kunden gelegt, und man kann sich selbst geruhsam schlafen legen.

Nur spielen die Kunden die Bälle nicht. Dem Kunden die Aktion zu überlassen ist meist eine fatale Entscheidung. Die Kunden reagieren aus unterschiedlichsten Gründen nicht. Hier ein paar Aussagen aus der Praxis:

• Ich habe die Mail wohl überlesen.

• Oh, ist wohl im Spam-Ordner gelandet.

• Ja, hatte ich auf dem Schirm, bin ich aber noch nicht zu gekommen.

• Hatte viel zu viel zu tun in der letzten Zeit, da ist mir das völlig durchgegangen.

Ein Traum. Also: Finger weg von Emails, wenn Sie Angebote nachfassen möchten. Es sei denn Sie möchten statt Erfolg nur ihr Gewissen beruhigen, was getan zu haben. Dann schreiben Sie los.

Aber was ist nun der richtige Weg? Teilen wir die Kommunikationsmöglichkeiten einmal nach Effektivität auf:

Top1) Vis -á-vis

Den Kunden zu treffen, mit ihm zu reden, seine Reaktionen zu sehen gehört zu den effektivsten Wegen in der Angebotsnachverfolgung. NUR! Effektiv ist nicht immer effizient. Nicht immer lohnt es sich zum Kunden rauszufahren. Vor allem nicht, wenn man viele Angebote mit kleineren Beträgen rausgeschickt hat.

Top 2) Telefon

Das Telefon stellt eine Möglichkeit dar direkt mit dem Kunden auf kurzem Wege in Kontakt zu gehen. Darunter fällt das klassische Telefonieren, wie auch das Nutzen von digitalem Weg mit Videounterstützung, um den Kunden zu kontaktieren. Skype, Zoom, Gotomeeting…sind hier nur ein paar Möglichkeiten in der heutigen Zeit.

Top 3)

Brief/Mail /Fax all diese Wege sind Teile einer einseitigen Kommunikation. Sie haben keine Möglichkeit die Reaktion darauf beim Kunden zu sehen, oder hören. Die Kosten sind gering, jedoch die Effektivität, wie oben schon genannt, auch.

Lassen Sie uns also das Telefon als Beispiel für das weitere Vorgehen in den nächsten Teilen nehmen.

Teil 2 Angebotsnachverfolgung - Was hält uns ab?

183:827412907 (Claudia Schaumburg) — Fri, 13 Nov 2020 10:34:09 GMT

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Was hält uns ab?

Stellen Sie sich vor, Sie möchten Ihr Badezimmer renovieren lassen. Oder, wenn Sie Kinder haben, dann kommt sanieren lassen der Sache wahrscheinlich näher. Sie sprechen mit fünf verschiedenen Anbietern, und lassen sich Angebote zusenden. Die Angebote ähneln sich alle. Ein Anbieter ruft Sie an, und spricht mit Ihnen nett und locker über Ihr Badezimmerprojekt. Von den anderen hören Sie nichts. Was denken Sie über die Anbieter, die sich nicht bei Ihnen melden? Schreiben Sie einfach auf, was Sie denken:

________________________________

Hier die typischen Antworten aus den Seminaren:

• Der hat es nicht nötig.

• Ich bin dem egal.

• Der ist wohl schon satt.

• Ja, dann halt nicht.

Die wenigsten denken: „Och, der Arme. Der traut sich bestimmt nicht, weil er mir nicht auf den Wecker gehen will.“

Warum melden wir uns als Vertriebler nicht? Schauen wir uns mal die andere Seite an. Stellen Sie sich vor, Sie haben ein Angebot rausgegeben. Jetzt warten Sie auf eine Reaktion des Kunden. Was könnte Ihnen durch den Kopf gehen, warum Sie nicht zum Hörer greifen?

________________________________

Hier die typischen Antworten von Vertrieblern aus der Praxis:

• Ich möchte nicht stören.

• Möchte nicht aufdringlich wirken.

• Vielleicht braucht der Kunde Zeit, um sich die Sache zu überlegen.

• Wenn ich ihn dränge, dann verliere ich ihn nachher vielleicht.

Interessant, oder? Wir unterlassen etwas, weil wir den Kunden nicht verlieren oder verärgern wollen, und erreichen damit das Gegenteil. Ein weiterer Grund sich um die Angebotsnachverfolgung zu kümmern. Zeigen Sie Ihren Kunden, dass sie Ihnen wichtig sind. Lesen Sie in den folgenden Blogs, wie eine strukturierte Angebotsnachverfolgung aufgebaut werden kann, und was typische Fehler und Einwände sind.

Angebotsnachverfolgung - Warum eigentlich? Teil 1

183:827412907 (Claudia Schaumburg) — Wed, 04 Nov 2020 16:34:50 GMT

Angebotsnachverfolgung - Warum eigentlich?

Vertrieb und Beziehungen führen haben mehr gemeinsam, als man auf den ersten Blick meint. Stellen Sie sich vor, Sie sitzen in einer Bar und ein für sie potenzieller Traumpartner betritt den Raum. Sie sprechen ihn an, investieren in einen Drink. Das Gespräch über Stunden ist angenehm und letztendlich von Erfolg gekrönt. Sie erhalten die Telefonnummer Ihres Gegenübers, und wollen sich wiedersehen. Und dann…rufen sie niemals an.

Würden Sie das tun? Wahrscheinlich eher nicht.

Im Business passiert es jedoch tag täglich. Es werden Gespräche über Stunden geführt, sich die Zeit genommen Angebote zu schreiben, und dann, nichts mehr. Ein Elend. Stattdessen werden weitere Angebote geschrieben, die dann wiederum nicht nachgefasst werden.

Vertriebler stellen in meinen Seminaren häufig fest, dass sie keine Zeit für die Angebotsnachverfolgung haben, weil sie so viele Angebote schreiben. Die Hitrate liegt dann bei den meisten zwischen 10-30%.

(Hitrate = Verhältnis von abgegebenen Angeboten zu Abschluss) Das heißt 7-9 Angebote werden für die Katz geschrieben. Und das kostet Geld. Die Vertriebler rennen im Hamsterrad der Angebotserstellung, ohne zu sehen, dass es einfacher wäre, ein paar ausgesuchte Angebote weniger zu schreiben, dafür mehr nachzufassen.

Dazu eine kleine Geschichte:

In einem Wald entdeckt ein Mann zwei Waldarbeiter, die mit einer offensichtlich stumpfen Säge einen Baum fällen wollen. Sie mühen sich redlich ab, kommen jedoch aufgrund des stumpfen Sägeblattes nicht weiter. Er ruft ihnen zu: „He, ihr da. Ihr solltet die Säge schärfen.“ „Geht nicht, wir haben keine Zeit dazu. Wir müssen den Baum fällen.“

Energie an der falschen Stelle. Und das passiert tag täglich in Unternehmen.

Sie möchten wissen, wieviel Sie eine verpasste Angebotsnachverfolgung kostet? Nehmen Sie einen Stift zur Hand und tragen die verschiedenen Kosten ein.

Anzahl der Angebote, die Sie täglich durchschnittlich schreiben: ______________________

Anzahl der Aufträge, die Sie täglich durchschnittlich erhalten: ______________________

Daraus ergibt sich Ihre Hitrate von: ______________________

Dauer, die Sie benötigen, um ein Angebot zu erstellen: ______________________

Geschätzte Kosten pro Angebot:

zeitanteilige Personalkosten ______________________

Reisekosten ______________________

Immobilienkosten ______________________

Stromkosten ______________________

Marketingkosten ______________________

sonstige Kosten ______________________

Summe: _____________________

Summe Kosten / Anzahl der Angebote= _________ EUR/Auftrag

Das sind die Kosten, die Sie durchschnittlich das Erstellen eines Angebotes kostet.

Grund genug sich über die Angebotsnachverfolgung Gedanken zu machen? Dann lassen Sie uns schauen, was uns abhält, und wie wir vorgehen können.

Es folgt Teil 1: Was hält uns ab?

Timeboxing

183:827412907 (Claudia Schaumburg) — Wed, 05 Aug 2020 15:52:15 GMT

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Timeboxing! Zeitmanagement Teil 2

Nutzen wir nun das 2. Geheimnis des Zähneputzens: die zeitliche Dauer!

Zähneputzen bekommen wir unter, weil es zeitlich übersichtlich ist.

Ein Freund von mir erzählte mir, dass er jetzt EMS-Sport mache. Der Sport, in dem bei Pilates-Übungen durch Strom der Muskel stimuliert wird. Er war völlig begeistert, da er schon lange nach einem Sport gesucht hatte, zu dem er auch regelmäßig hingehen würde. Ich fragte ihn, was der Grund wäre, warum er das jetzt täte. Er antwortete, dass es nur 20 Minuten wären. Die bekäme man immer unter. Also war auch hier der Zeitfaktor einer der Erfolgsfaktoren.

Stellen Sie sich vor, Sie möchten Ihr Zeitmanagement optimieren, und legen sich eine To-Do -Liste an. Auf der To-Do-Liste steht „Steuer machen“. Sie fangen an dies zu tun, und stellen fest, dass Ihnen noch Unterlagen fehlen. Rechnungsbelege zum Beispiel. Also schreiben Sie den Lieferanten, von dem Sie Ware bezogen haben an, und bitten ihn Ihnen eine Rechnungskopie zu zusenden. Sie legen sich das wieder auf Wiedervorlage. Abends schauen Sie auf Ihre Liste, und stellen fest, abharken können Sie die Steuern nicht. Der Vorgang ist noch offen. Also kein Haken. Haben Sie mehrere solcher Fälle, sieht Ihre Liste aus, als hätte man sie gefleddert. Hier und da fehlt noch was. Statt sich abends auf die Schulter klopfen zu können: „Du hast heute viel geschafft.“ Schauen einen traurig die Aufgaben ohne Häkchen an. Für die meisten Menschen ein eher unbefriedigendes Gefühl.

Daher lassen Sie uns sehen, wie wir das umgehen können. Wir kombinieren den Zeitfaktor, mit dem guten Gefühl einen Haken dran machen zu können.

Schreiben Sie einmal alle Aufgaben, die Sie erledigen wollen auf je einen Post-it. Ich selbst sortiere nach dienstlich und privat. Nehmen Sie sich so viele kleine Zettel, oder Post its, und schreiben auf jeden Zettel eine Aufgabe auf. Packen Sie die Aufgaben, die Sie bisher immer aufgeschoben haben, die aber wichtig und, die sofort starten sollten dazu. Im privaten könnte das so aussehen:

Abb.1

Unterteilen Sie die Aufgaben jetzt in:

Muss an einem Stück erledigt werden: (z.B. Kochen. Sie können unmöglich mit kochen anfangen und nach einer halben Stunde einfach mittendrin aufhören.)

Und Dinge, die nicht in einem Stück erledigt werden müssen: (zum Beispiel: Putzen, aufräumen. Diese Dinge kann man anfangen und auch fast jederzeit stoppen. Ich muss nicht das ganze Haus putzen, ich kann heute z.B. 20 Minuten lang die Küche wischen.)

Das sieht in diesem Beispiel dann so aus: (sollten Sie in einigen Punkten anderer Meinung sein, nicht schlimm, probieren und testen Sie, wie es für Sie am besten funktioniert.)

Kann in Teilen gemacht werden am Stück zu erledigen

Abb. 2

Sie sind der Meinung, ich mache die Sachen lieber direkt und am Stück. Auch hier: es muss für Sie funktionieren. Stellen Sie jedoch fest, dass Sie z.B. die Steuer lieber am Stück machen, und diese vor sich herschieben, dann ist vielleicht eine Alternative Handlungsweise sinnvoll. ��

Nehmen wir dazu die Beispiele, die Sie in Teilen machen können. (Die linke Seite der Post-ist von Abb.2) Statt z.B. die Steuer heute machen zu wollen, und fest zu stellen, dass Sie heute nicht fertig werden, verändern Sie einfach das Ziel. Statt: ich mache Sie heute fertig, Ich kümmre mich heute 20 Minuten um die Steuer.

Warum 20 Minuten?

Das schöne ist, Sie können die Zeit selbst wählen. Sie sollten sie nur so wählen, dass Sie keine Ausreden haben es nicht zu machen. Eine Stunde kann da unter Umständen schon zu lange sein. Probieren Sie welche Zeiten für Sie am besten sind. Ich habe mir die 20 Minuten von dem EMS-Beispiel abgeschaut, und fahre gut damit. Finden Sie Ihre Zeit. Die Zeiten können auch von Aufgabe zu Aufgabe variieren.

S ind Aufgaben dabei, die nicht dauernd anfallen, wie zum Beispiel Steuern, schätzen Sie zusätzlich, wie lange Sie für die Steuer an Netto-Arbeitszeit, also ohne Warten auf Rückmeldungen etc. benötigen. Kommen Sie z.B. dabei auf 2 Stunden, und setzen die einzelne Einheit auf 20 Minuten, wissen Sie Sie benötigen 6 Einheiten, bis die Aufgabe erledigt ist. 2 Stunden geteilt durch 20 Minuten/Einheit = 6 Einheiten. Bei mir sieht das in etwa so aus:

Abb. 3

Wenn Sie Ihre Aufgaben mit Zeiten, die Sie für passend halten versehen haben, wenden Sie sich den Aufgaben zu, die Sie nicht unterbrechen wollen/können, und schätzen auch hier die Zeiten.

In unserem Beispiel hier könnte das wie folgt aussehen:

Abb. 4

Planen Sie die Zeiten eher zu lang als zu kurz. Wenn Sie früher fertig sind, genießen Sie die gewonnene Zeit und erholen Sie sich. Denn zu einem effizienten Tag gehört auch das Entspannen.

Jetzt kommt der nächste Schritt. Zähneputzen hat seine feste Zeit. Wir wissen, nach dem Aufstehen, Gang ins Bad, Zähneputzen. Ganz einfach. Übertragen wir diesen Erfolgsfaktor auf unsere To-Do´s ergibt sich daraus folgendes: wir benötigen Zeiten.

Dazu nehmen Sie einfach Ihren Kalender zur Hand. Manche haben den guten alten Papierkalender, manche einen digitalen, wie zum Beispiel über Outlook. Nutzen Sie die Form, die Ihnen am besten gefällt.

Wichtig nur: nutzen Sie einen Kalender für alles.

Wenn Sie auf 4 unterschiedlichen Kalendern Termine eingetragen haben, dann geht das mit einer sehr hohen Wahrscheinlichkeit in die Hose.

Warum der Kalender?

Es macht mehr Sinn sich morgens 7 Minuten Zeit zur Tagesplanung zu nehmen, als den ganzen Tag der Planung hinterher zu laufen.

Schauen Sie nun als erstes nach Ihren festen Terminen. Wann haben Sie in der Woche feste Termine. Falls noch nicht geschehen, tragen Sie sie ein. Blocken Sie auch die Zeiten, an denen Sie auf der Arbeit sind. Kalkulieren Sie hier auch die An- und Abfahrt mit ein.

Nun wenden Sie sich Ihren Aufgaben zu. Fangen wir mit den Aufgaben an, die Sie nicht unterbrechen wollen, oder können. Entscheiden Sie, ob die Aufgaben täglich oder nur einmal in dieser Woche stattfinden. Verteilen Sie die Aufgaben dort, wo es sinnvoll erscheint. Achten Sie auch unbedingt darauf, wann Ihr Körper Ruhe braucht. Wenn Sie gerade von der Arbeit gekommen sind, und dann sich dann erstmal etwas ausruhen müssen, macht es keinen Sinn direkt das Kochen zu planen. Umgekehrt, kommen Sie auf Ihrem Arbeitsweg an einem Supermarkt Ihres Vertrauens vorbei, ist es sinnvoll das Einkaufen direkt zu erledigen, als es später in den Abend hinein zu planen, und nochmal extra losfahren zu müssen.

Ist alles verteilt? Gut, dann wenden Sie sich den Aufgaben zu, die Sie in Teilen erledigen können. Überlegen Sie auch hier, wie oft in der Woche Sie diese Aufgabe ausführen wollen. Beachten Sie hier: wenn Sie annehmen, dass Sie für die Steuer, bis sie komplett erledigt ist 2 Stunden benötigen (Warten auf Rückmeldungen nicht mit einberechnet.)

Etwas spielerischere Variante: Das Glücksrad:

In den App-Stores für Ihr Handy und PC können Sie Apps zum Thema Glücksrad finden. Diese Glücksräder können Sie selbst mit Themen versehen. Ich habe auf meinem PC eine Glücksrad App, auf der ich die einzelnen Aufgaben eingetragen habe. (außer, die die fest terminiert sind, wie z.B. Telefonate etc.). Ich kann dann einfach das Glücksrad drehen, und es zeigt mir die nächste Aufgabe an, die ich erledigen möchte. Ist die Aufgabe erledigt, lösche ich die Aufgabe, so dass ich nach und nach alle Aufgaben auf dem Glücksrad erledige.

Abb. 5

Abb. 6

Eine weiter Methode: Outlook

Neben der oben bereits beschriebenen Möglichkeit Aufgaben direkt als Termine einzutragen, können die Aufgaben auch als „Aufgaben“ eingetragen werden. Dazu einfach auf das Clip-Board drücken:

Abb. 7

Mir selbst war es zu aufwendig, immer wieder bei den Aufgaben zu schauen, was noch offen ist, daher habe ich meine Aufgaben in Outlook als ganztags Termin eingetragen. Für mich hat es den Vorteil, dass ich sie immer sehe, da ich viel im Kalender arbeite. Und ich habe mir angewöhnt den Ereignissen Farben zu geben. Z.B. offene To-do´s sind grau, erledigte sind grün, und Rückmeldungen, auf die ich warte, sind gelb. Somit sehe ich auf einen Blick, was an dem Tag anliegt. Die Farben können unter dem Befehl: Kategorien verteilt werden. Da die Menschen jedoch verschieden sind, und verschiedene Vorlieben habe, habe ich es beigefügt.

Hier ein Beispiel für die Ganztages-Termine:

Abb. 8

Das Kanban-Board:

Eine weitere Möglichkeit ist ein Kanban Board zu benutzen. Das Kanban Board ist ein Tabelle mit Kategorien, wie:

Aufgabensammlung (Backlog)
In Bearbeitung
On hold
Erledigt

Arbeitet man mit mehreren Leuten mit einem Kanban Board fügt man einfach eine Zeile mit dem Namen des Auftrags-Inhabers ein. Hier lässt sich dann zu festen Terminen (im agilen Projektmanagement täglich) innerhalb einer viertel Stunde kurz besprechen, wie weit die Aufgabe eines jeden inzwischen ist.

In Excel kann das Kanban-Board so aussehen:

Abb. 9

Es gibt jedoch auch diverse Apps, mit denen man arbeiten

kann. Eine App, die mir gut gefällt, ist Kanbana (IOS für Apple-Geräte). Hier lassen sich die Kategorien auch nach eigener Lust und Laune beschriften. Ich habe bei diesem Beispiel eine Unterteilung nach Wochentagen vorgenommen. Also etwas Kanban untypisch. Klappt aber trotzdem.

Sie werden Ihren Stil finden, was Ihnen am besten hilft. Unter dem Strich heißt es: Hauptsache es funktioniert.

Abb. 10

Aber egal, für welches Tool, oder für welche Tool-Kombination man sich entscheidet. Unter dem Strich ist es die eigene Disziplin, die für den Erfolg sorgt. Für Probleme mit der Disziplin gibt es jedoch auch Lösungen. Glauben Sie nicht? Sprechen Sie mich einfach an. ��

Ich freu mich auf Sie!

Ihre Claudia Schaumburg

Fokus

183:827412907 (Claudia Schaumburg) — Thu, 30 Jul 2020 10:49:17 GMT

FOKUS

Fokus - Zeitmanagement Teil 1

Putzen Sie sich morgens die Zähne? Ja? Wurde es morgen schon mal zeitlich eng? Auch, ja? Haben Sie dann, als es zeitlich eng wurde, auf das Zähneputzen verzichtet? Nein? Interessant. Warum nicht? Vielleicht weil Sie Sorge haben Karies zu bekommen, vielleicht, weil sie nicht schlecht riechen wollen, oder weil Sie einfach sagen, das macht man so.

Aber haben Sie abends schon mal nachdem Freunde zum Essen da waren die Küche, die voll mit Geschirr stand, so gelassen wie sie ist, weil sie einfach zu müde waren. Ein Mach-ich-morgen? Haben Sie sich schon mal vorgenommen Sport zu machen, und dann verschoben, weil ja heute das Essen mit Eva ist, morgen ist blöd, da muss ich lange arbeiten, und am Freitag gehe ich ja mit den Kumpels/Mädels weg. Und Zack, keine Zeit mehr für Sport. Oder auf der Arbeit. Hatten Sie schon mal das Gefühl völlig erledigt von der Arbeit zu sein, aber irgendwie nichts geschafft zu haben? Dann geht es Ihnen wie mir wahrscheinlich vielen anderen. Aufschieberitis – oder auf schlau: Prokrastination.

Oder umgekehrt. Eine Freundin kam letztens zu mir, und erzählte mir, dass sie jetzt EMS-Sport machen würde. Elektrostimulationstraining. Sie war seit Jahren auf der Suche nach einer Sportart, die sie durchhalten würde. Sie hatte sich in diversen Fitnessstudios angemeldet, mal nah am Arbeitsplatz, mal nah am Wohnort. Sie hatte verschiedenen Kurse gebucht, um sich mit festen Terminen zu disziplinieren, aber alles war über kurz oder lang fehlgeschlagen. Jetzt allerdings ging sie schon ein halbes Jahr einmal die Woche zum EMS-Training. Ich fragte sie nach dem Geheimnis ihres Erfolges. Was sie antwortete verblüffte mich. „Es sind nur 20 Minuten, die gehen immer. Da hat man eigentlich keine Ausrede nicht zu gehen. Im Fitnesscenter ist man eine Stunde oder länger. Das passt dann zeitlich häufig nicht.“

Das war interessant. Der zeitliche Aspekt ist im Sport offensichtlich genauso wichtig, wie er auch beim Zähneputzen ist. Ist schnell gemacht. Also…warum nicht. Zeit ist demnach ein wesentlicher Faktor.

Desweitern erzählte sie, dass sie einen festen Termin hat (jede Woche montags) und daher dies schon fest einplant. Darüber hat sich dann eine Routine entwickelt, von der sie, ähnlich wie beim Zähneputzen, kaum noch von wegkommt. Montag ist EMS-Sporttag. Fertig Feierabend aus.

Der letzte Punkt ist, sagte sie, dass sie seitdem keine Rückenschmerzen mehr habe. Und auch hier findet sich eine Parallele zum Zähneputzen. Wir haben einen Nutzen. Putzen wir die Zähne nicht, dann befürchten wir z.B. aus dem Mund zu riechen. Oder wir putzen vielleicht, weil wir einfach Angst vor dem Zahnarzt haben. Welchen Nutzen wir auch haben, er ist stark genug ein gewünschtes Verhalten in die Routine zu bringen. Wenn Sie heute 45 Jahre alt sind haben Sie, je nach dem genauen Geburtsdatum bis heute ca. 16.500 Tage gelegt. Abzüglich der Zeit, in der Sie noch keine Zähne hatten, bedeutet das 16.200-mal Zähneputzen allein am Morgen. Mit dem abendlichen Zähneputzen 32.400 und wer besonders gründlich ist, mit mittags 46.600. Ein Automatismus par excellente.

Kennen Sie das? Sie haben eine Aufgabe vor der Brust, und schieben sie immer weiter auf, bis es fast nicht mehr geht. Wenn sie diese dann umsetzen, dann kommt es vor, dass es eigentlich gar nicht so schlimm war. Oder Sie kommen mit einigen Aufgaben gar nicht in die Umsetzung?

Was hier passiert nennt man im Volksmund Aufschieberitis. Die Tatsache, dass wir uns bestimmten Aufgaben nicht widmen, sondern andere vorziehen nennt sich in der Fachsprache Prokrastination.

Kommt uns eine Aufgabe zu kompliziert, komplex, groß oder unübersichtlich vor, dann lenkt uns unser Unterbewusstsein automatisch auf Aufgaben, die uns vertraut sind.

Vielleicht kennen Sie das aus der Schule oder dem Studium. Statt für die Prüfung zu lernen, räumen Sie ihr Zimmer auf. Schließlich kann sich in dem Chaos keiner konzentrieren. Und die Fenster erst mal. Diskretionsverglasung wäre nett ausgedrückt…also noch mal schnell eben Fenster putzen. Ehe wir es versehen ist die Zeit rum, und wir haben statt zu Lernen nur geputzt. Interessanterweise fällt dieser Aufräumwahn häufig weg, wenn keine Klausur ansteht.

Es war also nur ein Ablenkungsmanöver. Das gleiche passiert auch häufig im Job. In einer Vertriebseinheit ging es darum die Akquise zu steigern. Für die meisten Vertriebler nicht unbedingt das Lieblingsthema. Jeder war sich sicher, dass Akquise genau das ist, was jetzt notwendig ist. Jeder aus dem Team nahm sich vor, wie viele Kunden er pro Tag anrufen würde. Hochmotiviert verließen die Mitarbeiter den Meetingraum. Eine Woche später saßen wir dort wieder zusammen, voller Vorfreude auf das Ergebnis.

Es gab keins. „Ja, also ich habe da mal einen Kunden angerufen, aber es fehlte dafür einfach die Zeit. Der Müller war krank, da musste ich seine Vertretung machen.“ „Kam nicht dazu, ich hatte so viele Anfragen von Kunden zu bestehenden Verträgen, da musste ich mich erst mal drum kümmern.“ Und…und ….und.

Hier hatte die Prokrastination zugeschlagen.

Obwohl allen bekannt war, dass Akquise Priorität hatte vor Sachbearbeitung und Emails, ließen sich die Menschen dankbar davon ablenken. Diese emotionale Entscheidung wurde dann jeweils im Nachgang „verrationalisiert“. „Musste mich ja um die Anfragen zu den Verträgen der Bestandskunden kümmern, sonst schaden wir unserem Unternehmen ja auch.“ Oder „Die Mails müssen ja auch bearbeitet werden, der Kunde will ja eine schnelle Antwort.“

Ist das so? Sind alle Kunden gleich weg, wenn wir die Frage nicht 10 Minuten nach Eingang beantworten, sondern in einem fest gelegten Zeitfenster? Und wie schnell erwartet der Kunden eine Antwort? Was könnte man machen, wenn man ihm zeigen möchte, dass man die Anfrage gesehen hat, aber noch Zeit braucht, um sie qualitativ hochwertig zu beantworten.

Ein kleines Gedanken- Experiment:

Sie sind mit Ihrem Wohnort umgezogen, und benötigen einen neuen Hausarzt. Sie rufen den ersten an, der Ihnen von Google ausgespuckt wird. Auf die Frage, wann Sie mal vorbeikommen könnten, um eine Grunduntersuchung durchführen zu lassen, antwortet man Ihnen, dass Sie das jederzeit machen könnten. Sie könnten ohne Termin reinkommen. Wenn Sie wollen, auch sofort.

Was geht Ihnen durch den Kopf? Was erwarten Sie dort, wenn sie jederzeit reinkommen können? Ist der Arzt so schlecht besucht, dass alle Termine noch frei sind? Oder ist er gut besucht, und es herrscht Chaos mit langen Wartezeiten, da jeder kommt, wann er es für richtig hält? Auf einer Skala von 1-10, wie hoch schätzen Sie aus dem Bauch die Kompetenz des Arztes ein?

2.Beispiel: Sie rufen einen anderen Arzt an. Der antwortet Ihnen, dass er momentan sehr ausgebucht sei, aber am Mittwoch der nächsten Woche könnte er Sie noch mit einer halben Stunde dazwischenschieben. Ausreichend für die Untersuchung und ein Gespräch zum Kennenlernen. Wie schätzen Sie hier die Situation ein? Wie hoch schätzen Sie auf einer Skala von 1-10 die Kompetenz des Arztes an?

Ein Beispiel aus der Praxis. In einem Unternehmen bemühten sich die Direktoren, sobald sie vom Bereichsleiter einen Auftrag per Mail erhielten, diesen so schnell wie möglich umzusetzen. Damit ihnen keine Mail vom Bereichsleiter entging, ließen Sie Outlook offen, und schauten auch in Mitarbeitergesprächen immer kurz zum Bildschirm, sobald dieser eine neue Mail ankündigte.

Auf die Frage hin, was der Hintergrund sei, sagten sie, dass sie besonders schnell und gründlich sein wollten, damit der neue Bereichsleiter ein gutes Bild von ihnen hätte. Schließlich wollten sie absolut zuverlässig wirken. Allerdings kamen sie immer mehr in zeitliche Not, da sie nicht nur für den Bereichsleiter immer Gewehr bei Fuß standen, sondern auch Fragen der Mitarbeiter beantworteten, sobald diese in ihr Büro schneiten. Schließlich würde man ja zeigen, dass man für die Mitarbeiter da wäre und mit der offenen Bürotür eine offene Kommunikation fördern wolle.

Im gleichen Atemzug erzählten sie von langen Abenden im Büro, dem Frust, dass die Mitarbeiter Dinge nicht umsetzen, und den viel zu vielen Projekten, die der Bereichsleiter ihnen gab, und die sie nur schaffen konnte, wenn sie jeden Abend sehr lange blieben. Aber: ich zeige vollen Einsatz!

Bei einem Gespräch mit dem Bereichsleiter bezüglich der Planung des nächsten Jahres, sprach mich dieser plötzlich an. Er verstehe nicht, warum die Direktoren so viele Überstunden aufbauten, und abends um 21 Uhr noch Mails verschickten. Es wäre doch völlig unnötig. So viel könnten sie schließlich nicht zu tun haben, denn wenn er ihnen schrieb, würden sie ihm innerhalb von Minuten antworten. Er vermutete, dass sie dann ja auf keinen Fall mit Mitarbeitergesprächen und Mitarbeiterentwicklung beschäftigt wären, denn sonst würden sie ihm ja erst deutlich später antworten.

Hier sah man deutlich, wie doppelt zerstörerisch das Verhalten der Direktoren für sie selbst war. Sie überforderten sich und hinterließen ein schlechtes Bild.

Aber was tun?

Fokus setzen!

F- Formuliere Dein Ziel

Nicht alle Dinge richtig tun, sondern die richtigen Dinge tun. Wir werden es nicht schaffen 60 Stunden Arbeit in 40 Stunden zu quetschen, aber wir können schauen, welche Tätigkeiten zahlen unmittelbar auf mein Ziel ein.

Dafür müssen wir erstmal definieren, was unser Ziel eigentlich ist. Was wir wirklich erreichen wollen.

Nehmen wir das Beispiel der Direktoren. Auf weitere Nachfrage von mir hin sagten die Direktoren, dass sie gerne ein gutes Bild vor dem Bereichsleiter abgeben wollen würden. Dass er sie kompetent und zuverlässig einschätzen sollte. Das klingt auf den ersten Blick gut. Aber warum wollten sie es?

Die Ziele hinter den Zielen sind interessant. Der eine wollte es, weil er gerne weiter aufsteigen wollte. Der andere wollte beweisen, dass er als junger Leiter Erfolg haben kann, denn er glaubte, dass die Leute an ihm zweifelten. Sie erkennen ihr Ziel, ihr wirkliches Ziel, wenn sie denken: „Ja, das ist es. Dafür lohnt sich der Aufwand!“

Sie können es sich wie folgt vorstellen. Der Grand Canyon hat sich seit Jahrtausenden sein Flussbett in den Felsen gegraben. (oder besser gespült). Mit unseren Verhalten ist es wie mit dem Flussbett vom Grand Canyon.

Je länger wir ein Verhalten wiederholen, und je erfolgreicher dieses Verhalten uns scheint, desto tiefer gräbt sich dieses Verhalten bei uns ein. Möchten wir jetzt das alte Verhalten in ein neues Verhalten ändern, ist es so, als würden wir den Grand Canyon umbetten wollen. Je tiefer die Schlucht ist, desto mehr Aufwand und Energie kostet es, dieses zu tun.

Dies werden wir allerdings nur nachhaltig machen, wenn uns das Ziel, welches wir mit der Umbettung verfolgen ausreichend wertvoll erscheint. Das heißt, würden Sie den Grand Canyon umbetten wollen, weil sie einfach mal sehen wollen, wie der Fluss einen anderen Lauf nimmt, dann wird ihnen wahrscheinlich der Aufwand: Genehmigungen einholen, Maschinen besorgen, Pumpen besorgen etc. zu groß sein.

Wenn sie aber das Ziel hätten, den Grand Canyon umzulegen, weil er dort, wo er momentan fließt, ein Dorf bedroht, welches nicht selbst umziehen kann, dann würden Sie es wahrscheinlich eher in Kauf nehmen.

Ja, ich weiß, das Beispiel scheint etwas fiktiv, aber ich vertraue darauf, dass sie verstehen, was damit gemeint ist. Das Ziel muss so wertvoll für uns sein, dass wir die Energie, die der Verhaltenswechsel kostet, gerne aufwenden.

Daher nehmen Sie sich einen kurzen Moment Zeit für sich und Ihre Ziele:

Was ist Ihr Ziel? Was ist Ihr Ziel beruflich?

Ich möchte________________________________________________weil______________________

Was ist Ihr Ziel privat?

Ich möchte________________________________________________weil______________________

Warum möchte ich das erreichen? (Ziel hinter dem Ziel)

______________________________________________________________________________________

Ordne die Aufgaben nach Prioritäten

Schreiben Sie einmal die Dinge auf, die Sie gerne erledigen würden, die Sie aber bisher immer geschoben haben, weil was anderes dazwischenkommt, oder man bisher einfach nicht die Zeit dafür gefunden hat.. Sport war bei mir zum Beispiel eine Sache, bei der ich als berufstätige Mutter mit zwei Kindern genügend Ausreden hatte, es nicht zu tun.

Erledigt? Dann lassen Sie uns weiter schauen.

Prioritäten setzen

Was hat bei uns Priorität?

Wir legen eine hohe Priorität auf das Zähneputzen. Das führt dazu, dass wir es auch durchführen. Die Priorität wird deshalb hoch, weil wir einen Nutzen dadurch haben. Wenn Sie abnehmen wollen, einfach so, dann wird es den meisten schwer fallen. Wenn Ihnen Ihr Arzt jedoch sagt, dass Sie, wenn Sie nicht so schnell, wie möglich 10 kg abnehmen das nächste Jahr nicht mehr erleben. Dann werden wir andere Dinge nach hinten schieben, um uns Zeit für Sport und gesunde Ernährung zu schaffen.

Das heißt, für die Umsetzung benötigen wir Motivation. Die Motivation kann aus zwei Richtungen kommen. Die negative und die positive Richtung. Wenn Ihr Arzt zum Beispiel zu Ihnen sagt, dass Sie 10kg abnehmen müssen, da Sie sonst das neue Jahr nicht mehr erleben, dann handelt es sich um eine negative Motivation.

Diese negativen Motivationen haben eins gemeinsam, sie halten nicht ewig. Spätestens, wenn die größte Gefahr gebannt ist, fallen Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit wieder in alte Verhaltensmuster.

Die positive Motivation:

Eine positive Motivation könnte in diesem Fall bedeuten: Ich möchte 10 kg abnehmen, weil meine Figur dann so gut aussieht, dass ich den neuen Bikini tragen kann. Diese Motivation hält in der Regel nachhaltiger, weil wir selbst beim Erreichen des Zieles, den hergestellten Zustand behalten wollen.

Schauen Sie sich eine beliebige Aufgabe aus der Liste an, und überlegen, warum Sie diese Aufgabe erledigen wollen.

Überlegen Sie welche positive Motivation für Sie kraftvoll genug ist, damit die Aufgabe auch in die Umsetzung kommt. Sie finden keinen Nutzen? Vielleicht ist die Aufgabe nicht wichtig genug. Überlegen Sie in diesem Fall was würde passieren, wenn ich diese Aufgabe nicht erledige? Was würde passieren, wenn ich die Aufgabe später erledige? Gehen Sie jetzt nach und nach die Aufgaben durch. Z.B., wenn ich die Steuer nicht mache, dann bekomme ich Ärger mit dem Finanzamt. Dann schätzen sie mich, und ich stehe damit schlechter da. Und wenn ich sie später mache, ist es das gleiche. Wenn ich den Nähkurs nicht mache, kann ich nicht nähen. Aber mehr passiert nicht. Ich würde gerne, ist für mich aber nicht lebensnotwendig. Dies könnte ich auch nächstes Jahr noch machen.

Verteilen Sie die Aufgaben nach:

Konzentriere Dich immer nur auf ein Thema

Es kursieren Zahlen im Internet, (und wenn es da steht, muss es richtig sein ��), dass wir im Durchschnitt alle 5 Minuten die E-Mails checken. Um wieder zurück zu unseren eigentlichen Aufgaben zu kommen, benötigen wir eine weitere Minute. So, laut der Studie, verprassen wir täglich 1,5 Stunden, ohne dabei effizient zu sein.

Ob Sie die Zahlen nun glauben oder nicht, aber etwas daran ist wahr, nämlich der Zeitfresser des Multifokus.

Multifokus bedeutet, ich sitze am Tisch schreibe an meinem Projekt, eine E-Mail kommt rein, schnell mal auf den Pop-up schauen. Ja, dem schreib ich gleich zurück. Oh, das Telefon klingelt. Schaumburg….ja…..können wir machen….ok….Danke….Ihnen auch einen schönen Tag. Wo war ich bei meinem Projekt? Ah..da…da hattst du letztens doch noch was zu gelesen…..ups…eine Whatsapp…oh meine Kinder……Ja, gut. Dann sei Abend pünktlich um 8 wieder zu Hause.

Unser Gehirn ist nicht für Multifokus ausgelegt. Eine Studie von der Universität in Utah bat Versuchspersonen in einem Fahrsimulator ein Auto zu steuern und während der Fahrt zu telefonieren. In einem weiteren Versuch sollten sie dabei eine SMS versenden. Das Ergebnis: ein Leistungseinbruch um 40%. Gleichzeit erhöhte sich der Stresslevel der Versuchspersonen deutlich. Die Fehlerquote war so hoch, als hätten die Probanden einen Alkoholspiegel von 0,8 Promille im Blut.

Auf diese Art und Weise schleichen sich Fehler ein. Uns gehen Sachen durch, wie übersehen etwas, vertippen uns häufiger, oder finden nicht die bessere Lösung.

Um das zu umgehen können Sie stille Stunden in Ihrem Kalender einbauen, oder mit Timeboxing arbeiten. (Dazu später mehr) D.h. in beiden Fällen nimmt man sich für bestimmt Aufgaben explizit Zeit, stellt sein Telefon um, schließt Facebook und Co und sorgt dafür, dass man nicht gestört wird. Ein Kollege von mir stellte in solchen Fällen ein Schild auf „Achtung, Telefonkonferenz“ und zog sein Headset an. Schon wurde er nicht mehr angesprochen.

Telefon umstellen geht nicht? Sie sind allein, oder möchten es nicht umstellen. Viele wichtige Anrufe würden verloren gehen? Halten Sie mal fest, wie viele Anrufe Sie bekommen, und wieviele davon für Sie/ Ihr Unternehmen lebensnotwendig sind, und wie viele Telefonate auch zu einem späteren Zeitpunkt geklärt werden könnten. Sie können später die verpassten Anrufe zurückrufen. Wie viele müssen in der Sekunde erledigt werden? Und was würden Sie machen, wenn Sie im Urlaub, oder im Kundengespräch sind? Zumindest im Kundengespräch würden Sie auch nicht ans Telefon gehen. �� Sollten Sie jedoch in der Notrufzentrale der Polizei oder Feuerwehr arbeiten, dann stellen Sie Ihr Telefon bitte nicht um. ��

Nimm Dir Deine Liste und überlege, bei welchen Aufgaben Du gerne ungestört bist. Schätze die Zeit, die Du für die Erledigung der Aufgabe benötigst. Mache jedoch nach spätestens 55 Minuten für 10 Minuten Pause, damit sich Dein Gehirn erholen kann.

Untereile die Aufgaben in kleine Schritte

Ich weiß nicht, wie es da Ihnen geht, aber würde man mir sagen, ich solle in 3 Monaten einen Marathon laufen dann wäre ich wahrscheinlich hoffnungslos überfordert. Das Ergebnis daraus wäre wahrscheinlich, dass ich gar nicht wissen würde, wie ich es anpacken sollte, und daher schon vorab aufgeben würde. Vielleicht noch Alibi-mäßig zwei Mal joggen gehen, um dann sagen zu können: „Laufen ist nicht so meins.“

Eine mögliche Lösung bietet uns hier Beppo der Straßenkehrer von Momo. Abends im Gespräch erzählt er Momo von seinen Gedanken:

„Siehst du, Momo“, sagte er dann zum Beispiel, „es ist so: Manchmal hat man eine sehr lange Straße vor sich. Man denkt, die ist so schrecklich lang; das kann man niemals schaffen, denkt man.“

Er blickte eine Weile schweigend vor sich hin, dann fuhr er fort: „Und dann fängt man an, sich zu beeilen. Und man eilt sich immer mehr. Jedes Mal, wenn man aufblickt, sieht man, dass es gar nicht weniger wird, was noch vor einem liegt. Und man strengt sich noch mehr an, man kriegt es mit der Angst, und zum Schluss ist man ganz außer Puste und kann nicht mehr. Und die Straße liegt immer noch vor einem. So darf man es nicht machen.“

Er dachte einige Zeit nach. Dann sprach er weiter: „Man darf nie an die ganze Straße auf einmal denken, verstehst du? Man muss nur an den nächsten Schritt denken, an den nächsten Atemzug, an den nächsten Besenstrich. Und immer wieder nur an den nächsten.“ Wieder hielt er inne und überlegte, ehe er hinzufügte: „Dann macht es Freude; das ist wichtig, dann macht man seine Sache gut. Und so soll es sein.“

Und abermals nach einer langen Pause fuhr er fort: „Auf einmal merkt man, dass man Schritt für Schritt die ganze Straße gemacht hat. Man hat gar nicht gemerkt wie, und man ist nicht außer Puste.“

Er nickte vor sich hin und sagte abschließend: „Das ist wichtig.“ (Quelle: Momo)

Kennen Sie das? Sie arbeiten und arbeiten und haben das Gefühl nichts geschafft zu haben? Dann lassen Sie uns Beppos Erfolgsrezept nehmen und „nur an den nächsten Schritt denken.“

Nehmen wir mal an, Sie müssten eine wichtige Vorstandspräsentation fertigstellen. Allerdings wissen Sie nicht so recht wie sich eine solche Präsentation aufbaut, worauf die Vorstände in der Regel achten, und was da rein soll. Viele Zahlen? Graphiken? Welche Informationen zu dem Thema sind wichtig? Welche nicht? Es ist die erste Präsentation dieser Art.

Sie können jetzt eiligst anfangen eine Präsentation zusammen zu kleistern, sie anzuschauen, wieder zu verwerfen und wieder neu anfangen….bis……der Termin zur Abgabe kommt. Oder!

Sie unterteilen die Aufgabe (hier als Beispiel)

Punkt 1) Assistentin des Leiters fragen, ob es Vorlagen für Vorstandspräsentationen gibt

Punkt 2) Leute identifizieren, die bereits eine Vorstandspräsentation durchgeführt haben

Punkt 3) diese Leute fragen, worauf es ankommt (Informationen, Aufbereitung,)

Punkt 3) Informationen raussuchen, auf die es ankommt (aus Gespräch vorab)

Punkt 4) Informationen in die Vorstandsvorlage einfügen und Aufbereitung anpassen

Punkt 5) Präsentation üben

Kleine Schritte sind einfacher zu erledigen, und wie Beppo, ist man dann plötzlich am Ziel.

Nimm nun wieder Deine Liste und schau, welche Aufgaben Du unterteilen kannst, und wie. Schreibe die einzelnen Schritte auf, und überlege, wieviel Zeit Du für die einzelnen Schritte einplanst. Solltest Du später feststellen, dass Du Dich in der Zeit verkalkuliert hast, dann sei nicht so streng mit Dir. Auch das hat was mit üben zu tun. Mache bewusste Erfahrungen dazu und lerne daraus.

Strukturiere den Tag

An alle Freigeister ��. Den Tag zu strukturieren heißt nicht unbedingt ein zeitliches Korsett zu erzeugen, was so eng ist, dass man sich nicht darin bewegen kann. Es heißt auch nicht, dass man sich Outlook „bunt“ planen soll. Es geht darum die Zeit bewusst zu nutzen. Der strukturierte Mensch hat wahrscheinlich viele Erfolge damit den Aufgaben Zeiten zu zuordnen, und sich dann abzuarbeiten. Der freiheitsliebende Mensch (ja, ich weiß, strukturierte Menschen können auch freiheitsliebend sein, aber ihr wisst, was ich hier meine), der braucht vielleicht ein paar gröbere Schritte in seiner Planung. Es geht darum sich Gedanken zu machen, wie der Tag grob ablaufen kann.

· Sie können die Zeiten fest einplanen in Outlook, an denen Sie ungestört sein möchten.

· Sie können die Aufgaben des nächsten Tages auf Zettel schreiben, und sich nach und nach einen ziehen.

· Sie können mit Timeboxing arbeiten. (Dazu im weiteren Blog mehr)

· …oder mit Glücksrädern (dazu später auch mehr.)

Aber egal, welche Techniken Sie nehmen, oder welche Sie kombinieren. Etwas was immer dazu gehört ist Disziplin. Ja, es ist gemein, das an den Schluss zu schreiben. Keine Technik dieser Welt schickt einen Blitz vom Himmel, der Sie antreibt, etwas zu tun, oder zu lassen. Sie entscheiden, ob Sie konsequent dranbleiben oder nicht.

Aber was kann man tun, damit nach der Euphorie nicht wieder alles zurück auf Anfang fällt?

Nicht alles auf einmal!

Wer etwas ändern möchte, macht es wie Beppo der Straßenkehrer im Buch Momo. Schritt für Schritt.

Entwickeln sie nach und nach Routinen. Die Entwicklung von einer Routine ist es, die Sie dazu bringt, sich jeden morgen die Zähne zu putzen. Das heißt, Sie können auch in anderen Bereichen Routinen entwickeln. Das macht Sie schneller und effizienter, und schont die Gehirnauslastung. Das Gehirn fährt damit auf Autopiloten. Somit haben Sie Platz für andere neue Dinge. ��

Wenn Ihnen dieser kleine Exkurs in den ersten Teil zum Thema Zeitmanagement gefallen hat, dann schreiben Sie mir gerne. Einfach auf einen der Buttons unten klicken und schon kann es losgehen.

Ich freu mich auf Sie!

Ihre Claudia Schaumburg

Zufrieden mit dem was Du tust?

183:827412907 (Claudia Schaumburg) — Mon, 27 Jul 2020 12:39:19 GMT

Zufrieden mit dem was Du tust?

Zufrieden mit dem, was Du tust?

An manchen Tagen ist der Weg zur Arbeit beschwingter, und manchmal schwerer. Kurz vor der Urlaubszeit fiel mir wieder auf, dass viele Menschen sich nicht nur sehr auf ihren Urlaub freuten, sondern auch erklärten, dass dieser in letzter Sekunde käme, und sie wären arbeitstechnisch schon völlig ausgebrannt.

Am Urlaubsort angekommen, betrachtete ich zwei spielende kleine Kinder am Strand. Über Stunden schaufelten sie den Sand von einer Seite zur anderen. Da fiel mir ein, noch nie hatte ich von einem Kind gehört: „Es ist 17 Uhr, jetzt mach ich Feierabend, sonst bekomme ich einen Burnout.“ Liegt es allein daran, dass es ein Spiel ist?

Nebenher chattete ich mit einem Freund. Dieser arbeitet bei der freiwilligen Feuerwehr. Ständig wird er zum Einsatz gerufen, in den, aus meiner Sicht, unpassendsten Momenten. Aber weder er noch seine Kollegen bei der Feuerwehr schienen sich über Überstunden, und Sondereinsätze zu ärgern. In Zeiten hoher Einsätze schien er eher erfüllt.

Wenn Menschen Dinge über Stunden und Tage machen können, an denen sie Spaß haben, was bedeutet das dann für uns, wenn wir auf der Arbeit ausgebrannt sind? Haben wir tatsächlich Spaß an dem, was wir tun? Und wenn wir davon ausgingen, dass es immer eine Tätigkeit gibt, die uns ausfüllt, wie würde sich das anfühlen? Was würde das mit unserer Produktivität machen?

In einem Gespräch mit einem Vertriebsmitarbeiter kam genau das zur Sprache. Er kam jeden Morgen zu spät zur Arbeit, seine Performance war unterdurchschnittlich, und Aufgaben erledigte er entweder gar nicht oder zu spät. „Wie zufrieden bist du mit deiner derzeitigen Aufgabe auf einer Skala von 1-10 (hoch)?“ „So 5“ „Und was würdest du machen, wenn du bei einer 7 wärst?“ „Hmm, Orga macht mir Spaß?“ (…) „Und wo könntest Du einen solchen Job machen?“ Ende vom Lied: er kündigte und arbeitet heute in einem Bereich, in dem er seine Stärke ausleben kann. Sein neuer Chef ist sehr zufrieden, da er mit Eifer an die Sache geht. Er kam keinen Tag mehr zu spät, oder gab mangelhafte Arbeiten ab.

So einfach ist es nicht immer. Aber was, wenn es immer einen Weg gäbe? Was ist Deine Stärke? Welche Aufgaben erfüllen Dich? Und welche solltest du meiden?

Schreib ruhig, mich interessiert, was Du dazu denkst.

Zum Absch(l)uss freigegeben

183:827412907 (Claudia Schaumburg) — Tue, 19 May 2020 09:03:58 GMT

verschiedene Abschlusstechniken

Zum Absch(l)uss freigegeben - Abschlusstechniken

Stellen Sie sich vor, Sie sitzen in einer Beratung zum Thema Versicherungen. Sie benötigen eine Haftpflichtversicherung. Die Kosten belaufen sich auf jährlich 98 EUR. Der Preis erscheint Ihnen angemessen, und der Verkäufer fragt Sie: "Sollen wir ab September, oder ab November starten?" (Abschlusstechnik: Alternative Frage) Treffen Sie dann eine Entscheidung? Wahrscheinlich ja.

Ein weiteres Beispiel. Wenn Sie vorhaben einen Liter Milch zu kaufen, und auf einem Schild stünde: "Heute Milch im Angebot. 1 Liter statt für 1,2 für 0,8 Cent." Würden Sie zugreifen? Wahrscheinlich ja. Vorausgesetzt die Milch wäre nicht seit Tagen abgelaufen. (Abschlusstechnik: Big Deal)

Nächstes Beispiel: Sie benötigen ein neues Auto. Sie stehen vor dem Auto Ihrer Träume. Der Preis mit 40.000, - EUR ist hoch, aber angemessen. Die Bezahlung würde bedeuten, dass Sie den Hauptteil Ihrer Ersparnisse ausgeben. Was denken Sie jetzt, wenn der Verkäufer die Abschlusstechnik aus unserem Milch-Beispiel verwendet: "Wenn Sie sich heute noch entscheiden, dann kann ich Ihnen einen Rabatt von .... Prozent geben." Freuen Sie sich über eine gute Chance, und denken Sie, dass da ein Harken dran sein muss? Viele Menschen denken eher an den Harken.

Der Unterschied der Beispiele, und damit auch die unterschiedliche Reaktion der Kunden auf die Abschlusstechnik basiert auf der unterschiedlichen wirtschaftlichen Bedeutung des Kaufes. Die unterschiedliche Bedeutung wird vom Käufer unbewusst eingeschätzt, und hat maßgeblichen Einfluss auf die Technik, die der Verkäufer einsetzt.

Welche Möglichkeiten gibt es?

Beim Beispiel Milch und der Haftpflichtversicherung ist die wirtschaftliche Bedeutung für den durchschnittlichen Verdiener gering. Grundsätzlich gibt es zwei Entscheidungsmöglichkeiten.

• Kauf

• Absage

Bei wirtschaftlich bedeutenderen Käufen gibt es drei Möglichkeiten:

• Kauf

• Abstimmung nächster Schritt (Terminierung der Entscheidung, Weiterleitung an einen anderen Ansprechpartner...)

• Absage

Neil Rackham fand heraus, dass Abschlusstechniken sich hervorragend eigenen, wenn es um "kleine" Käufe geht. Kleine Käufe definieren sich darüber, dass sie ein geringeres wirtschaftliches Gewicht haben. Eine Haftpflichtversicherung für einen durchschnittlich verdienenden Bürger sollte in der Regel keine finanzielle Herausforderung darstellen. Durch Training der Abschlusstechniken lassen sich hier die Abschlussquoten deutlich verbessern.

Diese Abschlusstechniken sind jedoch kontraproduktiv bei wirtschaftlich bedeutenden Investitionen. Neil Rackham fand heraus, dass die Abschlussquote bei Nutzung dieser Techniken sank.

(Quelle: SPIN Selling by Neil Rackham)

Warum ist das so?

Bei Käufen, die wirtschaftlich unbedenklich sind, ist das Risiko übersichtlich. Sie selbst haben vielleicht auch schon mal die Aussage getroffen: "Nimm mit. Für den Preis kannst Du nichts verkehrt machen!" Den Satz werden Sie jedoch wahrscheinlich noch nie im Zusammenhang mit einem Auto- oder Hauskauf gehört haben.

Was braucht es bei "kleineren" Käufen?

Hier führen die guten alten Abschlusstechniken häufiger zum Erfolg:

Alternativfrage:

"Wollen Sie im September, oder im Oktober anfangen?"

Big Deal Technik:

"Wenn Sie heute kaufen, kann ich Ihnen noch einen Rabatt in Höhe von .... einräumen."

Voraussetzender Abschluss:

"Soll ich es in blau, oder in rot für Sie bestellen?"

Konkurrenz-Technik:

„Wir haben leider nicht viel Zeit, ein anderes Pärchen ist am Kauf des Hauses interessiert und hat einen echt guten Preis geboten.“

Blanko-Vertrags-Technik

Hier wird dem Kunden der Vertrag schon mal mitgegeben. (Sofern die Technik dies zu lässt. In einigen Fällen lässt die Software keinen Blanko-Vertragsdruck zu)

Reziprozitäts-Technik:

Diese Technik kennen Sie aus dem Supermarkt, wenn Pröbchen angeboten werden. Eine nette junge Dame bietet Käse-Stückchen zum Probieren an. Durch diese Geste fühlen sich Menschen häufig in der Situation dazu geneigt, ebenfalls etwas Gutes zu tun. In diesem Fall steigt die Kaufwahrscheinlichkeit dieses Käses. Der Mensch gibt dadurch etwas zurück, und steht nicht weiter in der „Schuld“.

Nicht jede Technik wirkt auf jeden gleich. Jedoch helfen die Techniken, geschickt und gut eingesetzt, die Abschlusshäufigkeit zu erhöhen.

Was ist bei wirtschaftlich bedeutsamen Käufen notwendig?

Bei wirtschaftlich bedeutsameren Käufen haben wir einen anderen Anspruch an die Verkäufer. Während beim Milchkauf die Information über den Preis reicht, möchten die Kunden beim Autokauf auch wissen, welche Alternativen es gibt, welche Vorteile bestehen, welche Ausstattung für sie interessant sein könnte, etc. Hier soll das Ergebnis nachher für sie so passend wie möglich sein. Denn man hat schließlich viel Geld dafür ausgegeben.

Um an diese benötigten Informationen zu kommen, bedarf es einer guten Analyse durch den Verkäufer, sowie einen guten Rapport. Ansonsten verweigert der Kunde die Aussage. Um auf den Abschluss hinzuarbeiten heißt es jetzt für den Verkäufer, Signale des Käufers wahrzunehmen. Ist er schon kaufentschlossen, unentschlossen, hat er noch Fragen, kann er überhaupt diese Entscheidung treffen (oder hat ein anderer die Budgetgewalt: Einkaufsabteilungen, Chefs, Ehefrauen…). Hier reicht es nicht einfach am Ende eine Abschlussfrage zu stellen, sondern es braucht einen Abschlussprozess. Innerhalb dieses Abschlussprozesses sind verschiedene Schritte notwendig:

• Analyse kundengerecht durchführen. (Hier hechten manche Verkäufer, und verpassen dadurch wichtige Signale. Andere Verkäufer dehnen die Analyse so aus, dass der Kunden den Spaß am Gespräch verlieren.)

• Prüfen, welche Fragen noch offen sind

• Zusammenfassen der individuellen Vorteile (Ergebnisse aus der Analysephase. Hier die Zustimmung zu den individuellen Vorteilen abholen! WICHTIG!)

• Eine Vereinbarung vorschlagen

Beispiel: Hauskauf (B2C)

Ergebnis aus der Analysephase in diesem Beispiel:

• Smart-Home-Ausstattung, damit die Kunden bei wechselnder Arbeitszeit das Raumklima einfach nach eigenen Wünschen gestalten können.

• Eine Holz-Pallets- Heizungsanalage, da die Kunden gerne unabhängig von Gaspreisen sein möchten.

(in der Praxis werden Sie in der Regel mehr als 2 Analyseergebnisse haben, für dieses Beispiel sollen uns die beiden jedoch reichen.)

Verkäufer: „Welche Fragen bestehen noch?“

Erläuterung:

An dieser Stelle ist es wichtig, die Frage offen zu gestalten. Eine geschlossene Frage, z.B. „Haben Sie noch Fragen?“ verführt dem Kunden zu einem „Nein.“ Was aber nicht heißen muss, dass er keine Fragen mehr hat. Für viele Kunden ist es einfacher mit einem Nein zu antworten, als sich mit dem Verkäufer weiter auseinander zu setzten. Ein Ja könnte der Verkäufer als Kritik auffassen, da er noch nicht an alles gedacht hat. Das vermeiden Kunden häufig mit der Antwort „Nein“

Verkäufer: „Dann fasse ich nochmal zusammen, Ihnen ist es wichtig, wenn Sie abends mal später von der Arbeit nach Hause kommen, dass das Haus nicht unnötig früh hochgeheizt wird. Daher möchten Sie die SMART-Home-Ausstattung nutzen.“

Kunde: „Ja“

Verkäufer „Des Weiteren möchten Sie unabhängig von Gaspreisen und den politischen Streitigkeiten über die Gaszufuhr sein, daher ist Ihnen das Heizen mit Holz wichtig.“

Kunde: „Genau.“

Erläuterung:

Hier nutzen wir geschlossene Fragen, da eine Entscheidung benötigt wird. Außerdem baut der Verkäufer so eine Ja-Straße auf, die den Rapport zum Kunden stärkt.

Verkäufer: „Dann wäre der nächste logische Schritt die Finanzierung mit der Bank zu klären.“

Kunde: „Richtig.“

Verkäufer: „Dann schlage ich vor, ….“

Erläuterung

Am Ende sollte eine konkrete Vereinbarung stehen, wie weiter verfahren wird. Z.B. ein Folgetermin, nach Klärung der Finanzierung, falls man nicht selbst mit Finanzieren zusammenarbeitet, deren Dienst angeboten werden können.

Sie sehen, hier wird ein Abschlussprozess aufgebaut. Sie können sich vorstellen, dass die Anzahl an Kunden, die sofort abschließt beim ersten Besuch in der Hausaustellung verschwindend gering ist. Eine Verwendung der Abschlusstechnik nach der Analysephase wäre demnach kontraproduktiv, da verfrüht.

Beispiel: Software-Verkauf B2B

Ergebnis der Analysephase in diesem Beispiel:

Der Kunde möchte eine CRM-Software kaufen, um seine Aufträge besser überblicken zu können, und zu vermeiden, dass Aufträge unnötigerweise mehrfach angepackt werden, weil Fragen an den Kunden noch ungeklärt sind. Er hat ferne festgestellt, dass sie im Unternehmen zwar viele Aufträge haben, aber außer viel Stress nur wenig bei rumkommt, da manche Aufträge hinten runterfallen. Dies führte zudem zu einem Anstieg der Beschwerden. Durch die Frage „Wer sind denn Ihre Top 20 Kunden?“ in der Analysephase, kam heraus, dass der Kunde bisher noch nicht an eine Kundenkategorie gedacht hatte, und auch nicht darüber steuert.

Verkäufer: „Welche Fragen sind noch offen?“

Kunde: „Keine.“

Verkäufer: „Dann fasse ich mal zusammen. Sie haben beobachtet, dass Kunden mehrfach angerufen werden müssen, da noch offene Fragen bestanden, die in einem Telefonat hätten geklärt werden können. Und dazu benötigen Sie eine einfache und praktikable Lösung.“

Kunde: „Ja genau. Das ist Blödsinn, dass wir den Kunden mehrfach anrufen müssen. Am Ende nerven wir ihn nur.“

Verkäufer: „Das kann ich nachvollziehen. Und des Weiteren möchten Sie eine Lösung haben, durch die sie erkennen können, mit welchen Kunden Sie einen hohen Deckungsbeitrag verdienen, und damit, auf welche Kunden bei Auftragsenge Priorität gelegt werden muss.

Kunde: „Ja, die Aufträge, bei denen wir wirkliche einen hohen Deckungsbeitrag verdienen, bzw. von Kunden, die einen hohen Jahresumsatz einbringen. Die müssen wir jederzeit identifizieren können, und auch kennen. Bisher machen wir alles für alle möglich. Aber wir verdienen an vielen Aufträgen nur kaum was, und bei manchen, die uns dann auch noch Arbeit machen, dadurch gar nichts“

Verkäufer: „Also sollten wir das dringen berücksichtigen.“

Kunde: „Das wäre super. Das würde es viel einfacher machen die Ressourcen zu planen. Das war eine gute Idee.“

Verkäufer: „Sehr gerne. Wir sprachen ja auch eben davon, dass es sinnvoll ist Ihre Verkaufsleiter mit in das Projekt einzubeziehen, damit diese auch ihre Ideen und Sichtweisen zu den Anforderungen an ein CRM-System mit einbringen können.“

Kunde: „Ja, genau. Das halte ich für absolut wichtig. Meine Verkaufsleiter haben einen noch detaillierteren Einblick, welche Anforderungen notwendig sind, und wo unsere Prozesse harken.“

Verkäufer „Dann wäre der nächste logische Schritt, dass wir gemeinsam mit den Verkaufsleitern ein Meeting arrangieren, bei dem wir über die Anforderungen sprechen.“

Kunde: „Ja, das macht Sinn.“

Sie sehen, auch hier wäre die Nutzung einer sofortigen finalen Abschlusstechnik verfrüht. Das gleiche gilt für die Zusammenarbeit mit Unternehmen, bei denen die Entscheidung zum Beispiel von einem sogenannten Buying-Center gefällt wird, oder die Budgetverantwortung bei jemand anderen liegt. Die Kunden können sich bei großen Investitionen manchmal aufgrund der Rahmenbedingungen (Budget-Verantwortung, Buying-Center, Abwicklung nur über den Einkauf etc.) nicht sofort für einen Abschluss entscheiden, aber sie können sich für Sie entscheiden. Wir begünstigen diesen Entscheidungs-Prozess zu unseren Gunsten, in dem wir

• ein vertrauensvoller,

• kompetenter und

• mitdenkender Partner sind.

• Impulse geben, an die der Kunden noch nicht gedacht hat.

• auf Innovationen hinweisen, die dem Kunden zu Lösung seines Problems noch unbekannt waren.

• und im richtigen Moment das Kaufsignal erkennen.

Sie möchten mehr erfahren? Oder Sie fragen sich, was es bei Rapport aufbauen, Kaufsignal erkennen, effiziente Durchführung einer Analyse noch gibt? Dann melden Sie sich gerne! Sie haben ein anderes Vertriebsthema, was Sie interessiert? Dann schreiben Sie mich gerne an.

Sie erreichen mich unter claudia.schaumburg@cs-training.coach.

Und jetzt: ab in den Markt! ��

Ihre Claudia Schaumburg